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4 maneras de utilizar facturas en blanco

Usted puede pensar que sabe cómo usar una factura, pero ¿es usted consciente de todas las posibles variaciones? La palabra "factura" simplemente se refiere a un tipo de formulario. Muchas empresas utilizan estos formularios para múltiples propósitos, y no siempre es recoger el dinero de los clientes.

Ficha detallada de compra

Esto se aplica directamente a las empresas que prestan servicios. Si un cliente está de acuerdo en tener varios servicios prestados por una tarifa fija, a menudo quieren saber lo que están pagando por cada servicio incluido. También quieren registro del trabajo contratado para su finalización, de modo que puedan demostrar exactamente lo que se contrató en el caso de una disputa.

Esto también funciona en favor de su empresa si se trata de una disputa o caso en un tribunal civil. La factura probará los servicios exactos contratados para su finalización, las tarifas que se cobran por cada servicio y otros cargos aplicables a órdenes de trabajo específicas. Esto puede ayudarle a resolver disputas entre los técnicos y los clientes antes de que terminen en los tribunales.

Cuando se usa de esta manera, una factura se da a menudo a los clientes antes de que el trabajo en cuestión finalice. Los clientes reciben el formulario con una lista detallada de servicios y cargos, y es entonces cuando usted puede avanzar un depósito o un pago completo para poder comenzar ese trabajo.

Presupuestos

Hay formularios de presupuesto especiales que pueden serle de utilidad, pero también puede que usted decida que tener un formulario para todas las funciones de la empresa es más fácil. Puede listar los servicios decididos durante una consulta, y luego dar un presupuesto. Esto le permite conocer exactamente qué servicios fueron considerados al generar un presupuesto.

Es posible que desee cambiar su formulario de factura en blanco cuando la use para presupuestos. Simplemente eliminar palabras relacionadas con "factura" y marcarlo como presupuesto será suficiente. Puede incluso utilizar un formulario genérico y sellar con la palabra "presupuesto" en la parte superior de cada página antes de entregar a su cliente.

Solicitud de pago

Este es el uso normal de un formulario de factura. Una vez que un cliente ha recibido servicios o productos según lo contratado, puede enviarles una factura solicitando el pago. Al utilizar nuestras plantillas, se puede elegir la forma de entregar cada una:

  • Imprimirla y rellenarla a mano
  • Rellenar el formulario en su ordenador, y luego imprimirlo
  • Crear una factura PDF en blanco para enviar por correo electrónico o entregarla online

Puede utilizar estos ejemplos de facturas en blanco si usted vende productos online, offline o de ambas formas. Utilice un formulario de factura PDF si quiere un método seguro de entrega a través de un sitio web inmediatamente después de la compra. También puede adjuntar un formulario PDF a un correo electrónico cuando sea necesario.

Recibo y documentación

Cuando un técnico realiza servicios para un cliente en su casa o lugar de trabajo, a menudo tienen que entregarles un recibo o factura inmediatamente después de que los servicios se hayan completado. Un formulario es una manera conveniente de hacer esto, si el cliente paga en el acto o usted espera que realicen el pago en el futuro.

Cuando el pago se realiza inmediatamente después de concluir el servicio, la factura sirve una doble función. Proporciona una lista detallada de los servicios prestados y puede contener información sobre garantías a las que el cliente puede elegir optar en el futuro. Sin embargo, la factura también sirve como recibo que puede demostrar que los servicios fueron pagados en su totalidad o un pago parcial fue entregado. En el caso de un pago parcial, la cantidad de dinero que todavía debe también puede ser incluida en el formulario de factura.

Cuando se usa de esta manera, usted tendrá que seleccionar un formulario de factura e imprimirlo en blanco. Es posible que desee añadir su nombre comercial e información de contacto antes de imprimir. Sus representantes sobre el terreno o técnicos pueden entonces llenar toda la información requerida, según sea necesario para cada cliente.

¿Puede personalizar las plantillas en blanco?

Una factura comercial en blanco le ahorra mirar la pantalla durante horas tratando de llegar a su propia idea de diseño. Tendrá al menos un formulario válido sobre el que comenzar a trabajar. También puede encontrar que el formulario es exactamente lo que necesita, sin necesidad de personalización. Eso es lo que hace que los formularios en blanco sean tan convenientes. Puede descargarlos o imprimirlos y volver al trabajo. Mantenga siempre su negocio funcionando sin problemas mientras presenta una factura profesional a cada cliente.