1.1 L'entreprise Invoice Home Inc. 600 Congress Ave, Austin, TX 78701, USA est un administrateur de données personnelles (ci-après dénommée « notre entreprise », ou « nous »).
1.2 Notre entreprise informe le public par la présente qu'elle n'est pas dans l'obligation d’avoir nommé un commissaire pour la protection des données personnelles au sens des règles du RGPD. Le cas échéant, elle en informera immédiatement ses clients et ses partenaires commerciaux.
2.1 Notre entreprise, en tant qu’administrateur de données personnelles offrant entre autre les services d’Invoice Home sur le territoire de l’Union européenne, est tenue, quand elle traite des données personnelles, de se conformer aux obligations découlant du Règlement du Parlement européen et du Conseil (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD). Notre entreprise vérifie périodiquement la conformité de nos procédures à la législation en vigueur et s’emploie avec responsabilité à l’exécution de ces obligations, en mettant l’accent sur la protection de la vie privée des personnes physiques et la protection de leurs données. La protection nécessaire est en même temps garantie même pour les tiers qui agissent ou peuvent agir en relation avec le traitement de données personnelles, ou en tant que responsable du traitement des données personnelles, qu’administrateurs de données personnelles ou leurs autres administrateurs, sous-traitants ou destinataires des données personnelles.
3.1 Les données de base relatives aux coordonnées de nos clients sont traitées afin de maintenir la relation contractuelle et d’exécuter les obligations découlant de la relation commerciale.
3.2 Les données personnelles sont traitées à nouveau dans le but d'exécuter les obligations légales, en particulier les obligations fiscales, les obligations envers d’autres autorités administratives ou judiciaires, envers les autorités de surveillance, etc.
3.3 Les données personnelles sont également traitées sur la base de l’intérêt légitime de notre entreprise, en particulier en relation avec l’application de demandes légitimes de notre entreprise concernant la promotion d'activités commerciales, le marketing et la gestion des relations commerciales.
3.4 Notre entreprise traite les données personnelles des partenaires contractuels et des clients, spécifiquement aux fins suivantes :
a) les négociations sur la conclusion ou un amendement du contrat,
b) l’exécution du contrat et les prestations de services,
c) l’exécution des obligations légales dudit contrat, dans le cas où les règlementations légales supposent l’exécution de telles obligations,
d) la facturation de requêtes du contrat et l’exécution des obligations de paiement,
e) l’exécution des obligations comptables et fiscales,
f) le recouvrement de créances et l'application d’autres requêtes devant les tribunaux ou d’autres institutions indépendantes,
g) l’évaluation de la solvabilité des clients,
h) le premier contact avec le client,
i) l’offre de produits et services similaires,
j) les activités de marketing, notamment la gestion des fichiers clients, les études de marché, les études de satisfaction de la clientèle, l’envoi de messages informatifs concernant les dernières nouvelles, les activités de l’administrateur, etc.
3.5 Notre entreprise, en tant qu’administrateur de données personnelles, administre une base de données électronique dans laquelle elle classe les données personnelles de base et les coordonnées des clients ou clients potentiels, et évalue leur comportement d’achat afin de leur proposer des offres personnalisées de services.
3.6 En cas d'affaires avec des personnes physiques ou morales, les données suivantes sont traitées :
- données d’identification : nom de l’entreprise, prénom, nom de famille, date de naissance ou numéro personnel d’identification s’il est utilisé comme identifiant dans le numéro d’identification des impôts, ou le numéro d’identification de l’entreprise, siège social, siège d’exploitation, adresse IP
- coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone, adresse e-mail
- autres données personnelles : numéro de compte bancaire, prénom et nom de famille de la personne de contact et son numéro de téléphone, adresse e-mail ou autre adresse de contact.
3.7 Dans le but d’améliorer nos services, les clients reçoivent également les communications commerciales (newsletters) sur les adresses électroniques fournies lors de l’achat de services. Le client est en droit de refuser l’envoi de communications commerciales, à tout moment, simplement et sans frais, ce dont il est informé dans chaque communication commerciale.
3.8 Lors de la visite d’un site internet opéré par notre entreprise, il se peut que les informations soient enregistrées sous la forme de « cookies » sur l’ordinateur de l’utilisateur, qui les reconnaîtra automatiquement lors de la visite suivante. Par exemple, les cookies permettent de personnaliser les pages web afin de correspondre aux intérêts de l'utilisateur, ou d'enregistrer le nom d'utilisateur pour ne pas avoir à le réentrer à chaque fois. Au cas où l'utilisateur ne souhaite pas que son ordinateur soit reconnu, il est nécessaire de modifier les paramètres du navigateur internet de manière à supprimer les cookies du disque dur de l'ordinateur, à bloquer les cookies, ou à installer un avertissement avant d’enregistrer les cookies.
4.1 Nous recevons les nouvelles données dans notre base de données directement de votre part, en tant que clients.
4.2 Nous entrons les données de nos contrats dans notre base de données clients (où notre entreprise est une partie au contrat).
5.1 Toutes les données personnelles sont traitées par notre entreprise en tant qu’administrateur.
5.2 La base de données clients n’est partagée avec aucun autre administrateur de données personnelles.
5.3 Nous pouvons partager des données personnelles limitées avec les sous-traitants qui assurent des services pour nous, tels que
- le traitement de la comptabilité et du programme fiscal
- La prestation de services de facturation
- des cabinets juridiques
5.4 Nous fournissons par nos propres moyens des services IT en relation avec le traitement de données, en utilisant nos employés afin de garantir une protection maximale des données et de votre vie privée.
5.5 Le traitement de données personnelles peut être effectué pour notre entreprise par des sous-traitants uniquement au nom du contrat sur le traitement de données personnelles, avec les garanties d’une sécurité technique et organisationnelle de ces données, et avec la définition de l’objet de ce traitement, sachant que le sous-traitant ne doit pas utiliser ces données à d’autres fins.
5.6 Les données personnelles peuvent être consultées en relation avec l'exécution d'obligations légales dans le cadre de la coopération prévue entre les autorités administratives, particulièrement le ministère public, les autorités de surveillance, les tribunaux, les prestataires les administrateurs judiciaires, etc., toujours uniquement dans la portée stipulée par la loi et basée sur leur recours légitime.
6.1 Nous gardons les données des partenaires contractuels dans la base de données pour la durée de la relation contractuelle, afin de pouvoir exécuter le contrat et les obligations contractuelles qui en résultent, et exercer les droits qui en découlent. Dans le but de l’exécution du contrat, nous pouvons traiter les données personnelles nécessaires, même sans l’accord des personnes concernées. À des fins d’archivage et d’exécution de l’archivage légal et des obligations de contrôle, et pour faire observer les demandes légitimes de notre entreprise, nous gardons les données personnelles des utilisateurs au moins pendant les 10 années qui suivent la cessation de la relation contractuelle. Si une échéance plus courte est fixée par la loi pour l’exécution des obligations d’archivage ou des obligations de contrôle, en particulier en relation avec l’administration fiscale, les données sont conservées pendant cette période plus courte fixée par la loi.
6.2 Dans le cas où le but du traitement serait rejeté, toutes les données des personnes concernées, ce qui signifie les données ayant servies à ce but, seront supprimées de notre base de données.
7.1 Une personne physique qui est le sujet des données que nous traitons a le droit de :
a) accéder aux données personnelles conformément à l’article 15 du RGPD
b) corriger des données personnelles erronées conformément à l’article 16 du RGPD
c) exiger la suppression de vos données personnelles conformément à l’article 17 du RGPD
d) contester le traitement conformément à l’article 21 du RGPD
e) être autorisé à un traitement limité conformément à l’article 18 du RGPD
f) bénéficier du droit à la portabilité des données dans la portée stipulée par la législation en vigueur conformément à l’article 20 du RGPD
g) déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance, notamment dans l'État membre de son lieu de résidence habituel, lieu de travail ou lieu de la prétendue infraction si la personne concernée considère que le traitement de données personnelles la concernant enfreint le RGPD
7.2 Pour toute requête, question ou demande d’explications concernant la protection des données personnelles, merci de nous contacter à legal@invoicehome.com, ou par téléphone au +1 (702) 425-9032.
8.1 Le fait de ne pas fournir les données personnelles aura pour résultat l’impossibilité de la clôture du contrat et l’impossibilité qui en résulte d'exécuter les obligations contractuelles. Le consentement au traitement de données personnelles, si donné de votre côté, peut être révoqué à tout moment sans frais à legal@invoicehome.com, par téléphone au +1 (702)425-9032, ou par écrit à l’adresse de notre entreprise.
9.1 Les données personnelles, à l’exception de l’utilisation des services d’Amazon Web Services, certifiée par le bouclier de protection des données UE-États-Unis, ne seront pas transmises aux tierces parties ayant une adresse enregistrée en-dehors de l’Union européenne.