9 Documentos de faturamento, e quando você deve usá-los.

1. Fatura (Invoice)

O que é uma Fatura(Invoice)?

Um Invoice é um extrato geral do produto e serviços prestados.
É enviado ao cliente para mostrar qual serviço eles receberam, e o que eles devem ao vendedor. Como regra geral, os items devem ser especificados para minimizar discussões. Por exemplo, ao invés de anunciar “serviços de jardinagem- $100’’, anuncie uma lista separada de itens, tal como: corte de grama- $40; controle de ervas daninhas- $25; aparar arbustos- $20, e assim por diante.

Quando você deve usar um Invoice?

Quando em dúvida, se um cliente lhe deve dinheiro, use um invoice geral, comum. É simples e objetivo. Quaisquer alterações da norma ou itens que não possam ser listados podem ser alterados na descrição na parte inferior. Envie um invoice ao cliente depois de concluir o trabalho, dentro de 30 dias.

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2. Nota Fiscal

O que é uma Nota Fiscal? 

A diferença principal entre uma nota fiscal e uma fatura comum(invoice) está nas informações fornecidas, especificamente o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Uma nota fiscal mostra a quantidade exata a ser paga pelo comprador, e permite que eles reivindiquem crédito tributário ao apresentarem seus impostos.

Quando você deve usar a nota fiscal?

A nota fiscal é geralmente enviada ao fabricante ou outra entidade empresarial que reutilizará os produtos que foram adquiridos do fornecedor original. Essa nota fiscal permitirá que eles reivindiquem créditos fiscais nas compras.

Notas fiscais não são necessárias em todos os casos, e pode ser um pouco confuso. Então, dá uma olhada nesse artigo sobre a diferença entre faturas(invoices) e notas fiscais do: Difference Between para uma comparação mais aprofundada.

3. Fatura Proforma

O que é uma fatura proforma?

Uma fatura proforma é um documento enviado à um cliente antes do produto ser entregue. Essa é uma distinção crucial a se fazer. Isso fornece ao cliente um preço exato que deverá ser pago após a entrega de uma fatura final. É um acordo vinculativo, então toda a informação na fatura proforma é final.

Cada item individual deve ser listado separadamente, junto com preço e tanto quanto outras informações são necessárias (peso, quantidade, etc.)

Quando você deve usar a fatura proforma?

Muitas vezes, faturas proforma são usadas para transações internacionais, para que o recipiente possa preparar a informação para alfândega sobre os produtos chegando ao país.

Uma fatura proforma é tipicamente usada quando um produto está fisicamente sendo transportado, e muitas vezes inclui informações extras, como o peso e os encargos do transporte. Um cliente pode também pedir por um de seus registros antes que a transação seja concluída.

4. Recibo

O que é um recibo?

Um recibo é um documento que comprova o pagamento de um cliente. O propósito principal de um recibo é comprovar que foi cumprida uma obrigação contratual relativa à troca de bens ou serviços por bens ou serviços.

Quando você deve usar um recibo?

É melhor enviar à cada cliente um recibo após cada pagamento que receber. Isso demonstra uma confirmação oficial que você recebeu o pagamento deles, e permite que ambos ajustem seus registros financeiros em conformidade.

5. Recibo de Venda

O que é um recibo de venda?

Um Polymath disse da melhor forma: “Um recibo de venda é como entrar em ambas fatura e pagamento em uma única transação. Nenhum dinheiro é devido quando a transação está completa.” Demonstra que o cliente já pagou pelo valor, e as mercadorias já foram trocadas.

Quando você deve utilizar um recibo de vendas?

Simplesmente, um recibo de vendas é um documento criado quando o cliente está pagando o valor total por um produto ou serviço naquele exato lugar, no momento do serviço.

Pensando em comprar de um florista? Você vai lá - eles lhe vendem flores - você os dá dinheiro - eles lhe dão um recibo. Esse recibo é basicamente um recibo de vendas, demonstrando que o produto foi pago no momento que o serviço foi entregue.

6. Orçamento

O que é um orçamento?

Um orçamento é um documento formal explicando o preço antes que qualquer serviço seja acordado/prestado. Na sua essência é uma lista de preços para mostrar ao cliente o quanto ele/ela irá gastar caso decida fazer negócio com você.

Como todos estes outros documentos, orçamentos devem ser detalhados, mostrando o quanto eles deverão pagar por cada parte do serviço que você está fornecendo à eles.

Quando você deve usar um orçamento?

Um orçamento deve ser emitido quando seriamente discutido os serviços com um potencial cliente, ou logo após os serviços serem acordados. O orçamento coloca todos os acordos verbais em escrito, assim não há disputa ou confusão em relação ao preço após a fatura final ser emitida.

7. Estimativa

What is an estimate?

Uma estimativa é apenas: uma estimativa de quanto o serviço final custará. É semelhante a um orçamento neste sentido, mas uma estimativa é informal. Com uma estimativa, há espaço para discussão em relação ao preço por ambas as partes.

Quando você deve usar uma estimativa?

Apesar de serem similares aos orçamentos, estimativas devem ser usadas de uma maneira mais preliminar, em discussões preliminares com o potencial cliente. Assim ambas as partes têm uma ideia em relação às suas expectativas permitindo que haja espaço para negociações entre ambas as partes. Assim que o preço é acordado, isto pode ser re-enviado como um orçamento formal, ou até mesmo como uma fatura proforma. 

8. Nota de crédito

O que é uma nota de crédito?

Esses documentos realizam a mesma coisa, então eles foram combinados aqui. Isto é dado à um cliente após completar um pagamento ou recebimento de uma nota fiscal para oferecer uma espécie de desconto pós-compra, e afirma por quê o cliente recebeu esse preço mais baixo.

Quando eu devo usar uma nota de crédito?

Sempre que um cliente deve receber uma diferença de volta após uma transação, você pode emitir-lhes um memorando/nota de crédito. Por exemplo, se um cliente lhe devolve um produto, você deveria emitir-lhes uma nota de crédito com o dinheiro de volta, indicando o motivo do retorno.

Sempre que um cliente deve receber uma diferença de volta após uma transação, você pode emitir-lhes um memorando/nota de crédito. Por exemplo, se um cliente lhe devolve um produto, você deveria emitir-lhes uma nota de crédito com o dinheiro de volta, indicando o motivo do retorno.

9. Pedido de Compra

O que é um pedido de compra?

Um pedido de compra é um documento enviado por um cliente à um vendedor com antecedência à uma entrega. Isso é usado como uma solicitação formal de serviços/produtos.

Quando você deve utilizar um pedido de compra?

Você pode solicitar que seus cliente preencham um formulário de compra para ter um registro formal do pedido deles antes da transação acorrer, e para garantir que a fatura reflita a quantidade que foi solicitada. Além disso, você deveria também utilizá-lo para enviar à quaisquer fornecedores que seu negócio trabalhe junto sempre que você precisar de matéria-prima.

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