Então você está se perguntando o que exatamente é uma fatura? O termo "fatura" é muito usado, mas pode ser confuso de entender no início.
Em essência, uma fatura é o documento que marca uma transação entre um comprador e um vendedor por bens ou serviços vendidos. Como vendedor, uma fatura é o documento que comprova que você vendeu algo e, por fim, permite receber o pagamento. Como comprador, uma fatura é a conta pelo que você comprou.
Embora um pouco intimidantes, elas são necessárias e importantes para acertar. E, ei, sem promessas, mas faturas podem ser divertidas, pelo menos quando você recebe o pagamento depois.
Qual a Aparência de Uma Fatura
Uma fatura pode ter a aparência que você quiser. Mas, no fim das contas, ela é uma ferramenta para receber seus pagamentos, então garantir que você transmite as informações relevantes é o mais importante.
O que Deve Constar em Uma Fatura?
Geralmente, em termos de conteúdo, uma fatura terá duas seções principais.
A primeira, com as informações de contato de ambas as partes e os detalhes de pagamento. Depois, uma segunda, com uma lista dos produtos e serviços. Muitas vezes, as informações de contato estarão acima e os detalhes dos itens abaixo.
Alguns exemplos dos detalhes podem incluir:
Descrição do Item - O nome ou a descrição do que você está vendendo.
Quantidade Vendida - Quanto você está vendendo.
Preço Unitário ou Preço por Hora - O preço unitário de um bem físico ou o preço por hora de um serviço. EX.: R$ 180 por caixa de maçãs ou o salário de um caixa de R$ 12 por hora.
Preço Total - Este é o preço unitário/preço por hora multiplicado pela quantidade vendida. Se você vendeu 15 caixas de maçãs, a R$ 180 por caixa, o preço total seria de R$ 2700.
Quaisquer Impostos - Quaisquer impostos aplicáveis, calculados por item.
Uma vantagem das faturas é que elas são totalmente personalizáveis. Se você cobra por dia, hora ou serviço, pode especificar o que for mais adequado.
As faturas existem para facilitar sua vida. Assim, você não precisa procurar recibos ou extratos bancários antigos quando chega a época de declaração de imposto de renda.
Ao organizá-las corretamente, por exemplo, usando um número de fatura sistemático, você pode encontrar rapidamente a transação que procura.
Informações Organizacionais
Além das informações de contato e dos detalhes dos itens, você também encontrará uma seção organizacional.
Isso pode incluir qualquer um ou todos os seguintes:
Número da fatura - Um identificador exclusivo criado pelo vendedor. Um formato comum é Iniciais do Cliente_número. EX: JS_1 (para a primeira fatura de João Silva)
Data da fatura - A data em que a fatura foi enviada.
Datas de vencimento - Quando a fatura deve ser paga.
Termos e condições - Isso também pode ser chamado de detalhes ou observações relacionadas à compra. Você pode inserir o que tiver sido acordado aqui. Muitas vezes, as pessoas colocam algo como "Fatura com vencimento em 15/30/60 dias".
Número da ordem de compra - Isso pode ser um pouco complicado e é explicado abaixo.
Além disso, você pode incluir uma assinatura personalizada ou o logotipo da sua marca, ou escolher entre diversos modelos de fatura para dar à sua fatura a identidade visual da sua marca.
É aqui que elas podem ficar um pouco mais divertidas, mas sem promessas.
Número da Ordem de Compra
Além do número da fatura, a próxima ferramenta organizacional é o número da ordem de compra.
Eles são usados principalmente para vincular um documento da ordem de compra a uma fatura, mas também podem ser usados para separar uma remessa grande ou para dividir uma transação ao longo de um período.
Exemplo: Digamos que você confirma a venda de 500 maçãs para alguém, com entrega mensal durante os próximos 5 meses em lotes de 100. No primeiro mês, você enviaria 100 maçãs e receberia o pagamento por essas 100 maçãs. Você faria o mesmo no segundo, terceiro, quarto e quinto meses.
O que aconteceria é que, a cada mês, você precisaria de uma fatura separada para registrar as transações de cada envio de 100 maçãs. O problema é que todas as remessas são, na verdade, parte da mesma transação. É aqui que um número de Ordem de Compra se torna útil.
Cada fatura enviada aos compradores de maçãs seria igual, mas cada uma teria um número de Ordem de Compra diferente (1 a 5), porém com o mesmo número de fatura.
Normalmente, o número da Ordem de Compra é gerado pelo comprador e, em seguida, fornecido ao vendedor. Isso permite que o número da Ordem de Compra seja associado ao número correto da fatura, que geralmente é gerado pelo vendedor. É um pouco confuso, mas o essencial é o seguinte:
Número da Ordem de Compra - Criado pelo Comprador e fornecido ao vendedor.
Número da Fatura - Criado pelo Vendedor e fornecido ao comprador.
Layout da fatura
Em resumo, esta é a ordem de cima para baixo dos detalhes em uma fatura típica da Invoice Home.
Título da fatura
Informações do vendedor.
Informações do comprador.
Endereço de entrega (se aplicável).
Informações organizacionais relevantes.
Detalhes da transação.
Detalhes adicionais (termos e condições).
A disposição real dos detalhes, especialmente as informações de contato, pode variar de um lugar para outro, mas este é um dos layouts mais comuns que existem e é o que usamos em nossos modelos na Invoice Home.
Tipos de Faturas
Ah i vari tipi di fattura, un nemico temibile in termini di corretta comprensione.
Ah, os vários tipos de faturas, um adversário formidável em termos de compreensão adequada. Felizmente, o que diferencia uma fatura se resume basicamente à existência de circunstâncias fiscais especiais ou à necessidade de um registro de venda antes que a venda em si ocorra.
Fatura Padrão: Uma fatura padrão é o documento típico usado para discriminar e registrar uma transferência de bens ou serviços.
Fatura Fiscal: Uma fatura usada especificamente para registrar a transação de bens e serviços tributáveis.
Elas são frequentemente usadas quando pessoas ou empresas desejam registrar impostos para fins de dedução ou precisam que a data da transação seja registrada especificamente para fins fiscais.
Fatura Proforma: Uma fatura proforma é um documento que representa uma venda futura de bens ou serviços.
Elas são enviadas antes da transação real ocorrer e usadas para mensurar quando ela ocorrerá e o que será vendido.
Normalmente, um comprador solicita uma fatura proforma de um vendedor antes de efetuar um pagamento a ser entregue no futuro.
Exemplo: Antes de pagar pelos anúncios, o restaurante solicitou uma fatura proforma da estação de rádio.
Esse tipo de arranjo não é muito comum, mas existe.
Fatura vs. Conta vs. Recibo - Principais Diferenças e Quando Usar Cada Uma
Em resumo, faturas, contas e recibos transmitem as mesmas informações.
Há duas diferenças principais entre os três: quem está enviando ou recebendo e quando são enviados ou recebidos (antes ou depois do pagamento ser efetuado).
Fatura - As faturas normalmente são enviadas, sempre antes do pagamento ser efetuado.
Conta - Uma conta normalmente é recebida antes do pagamento ser efetuado. Muitas vezes, quando alguém recebe uma fatura, ela a insere como uma conta em seu sistema de contabilidade.
Recibo - Um recibo é recebido após o pagamento ter sido efetuado.
Conta vs. Fatura
Como todos esses itens contêm as mesmas informações, ambos os termos são usados com frequência e não necessariamente com muita precisão.
Muitas vezes, as pessoas recebem uma fatura e a chamam de conta, independentemente do que diz o cabeçalho do documento.
A empresa de pintura enviou ao João (o dono do restaurante) uma fatura de R$ 1500 pelo banheiro do primeiro andar. Os detalhes da fatura são os seguintes:
R$ 1300 de mão de obra.
R$ 70 de primer.
R$ 70 de tinta.
R$ 60 de outros materiais.
Pagamento com vencimento em 30 dias.
O João pagou a fatura assim que a recebeu e a marcou nas contas do ano.
Fatura vs. Recibo
Você não daria um recibo a alguém antes que ele terminasse de pagar pelas roupas na Renner.
Da mesma forma, você não emitiria uma fatura para um cliente depois que ele terminasse de comer no seu restaurante, considerando que você estaria esperando o pagamento naquele momento.
Recapitulação: Fatura vs. Conta vs. Recibo
Como observação final, como todos esses itens contêm as mesmas informações, os termos são trocados com frequência e não necessariamente com muita precisão.
O mais importante a lembrar é que faturas e contas são emitidas antes do pagamento ser efetuado. Já o recibo é emitido depois. Se tudo corresse perfeitamente, você receberia faturas, contas e recibos nesta ordem.
Como sabemos, as pessoas nem sempre emitem os três, mas você nunca deve obter um recibo antes de pagar uma fatura ou conta. Da mesma forma, você nunca deve enviar um recibo antes de emitir uma fatura ou conta.
Sabemos que isso pode ser um pouco confuso, mas esperamos ter ajudado a explicar o conceito.
Como Criar Uma Fatura
Você pode emitir uma fatura de várias maneiras. Antes do surgimento da fatura eletrônica, as pessoas tinham um modelo de fatura, inseriam manualmente seus dados e enviavam por correio ou fax ao destinatário desejado.
Na Invoice Home, oferecemos mais de 100 modelos gratuitos, projetados profissionalmente, para simplificar seu processo de faturamento e expandir seus negócios.
Você pode começar agora gratuitamente e testar nossos recursos, como faturamento recorrente, armazenamento ilimitado e uma rede segura para armazenar seus documentos financeiros.
