9 Documenti per la fatturazione e quando utilizzarli

1. Fattura

Cos'è una fattura?

Una fattura è una dichiarazione generale di beni e servizi forniti. Viene inviata al cliente per mostrare quali servizi ha ricevuto e quanto deve al venditore. Come regola generale, gli articoli dovrebbero essere dettagliati per ridurre al minimo le controversie. Ad esempio, invece di elencare "servizi di giardinaggio- $ 100", elenca invece elementi separati su righe separate come "falciatura del prato- $ 40; diserbo: $ 25; taglio di siepi - $ 20 "e così via.

Quando dovresti usare una fattura?

In caso di dubbio, se un cliente ti deve dei soldi, utilizza una fattura generale. È semplice e diretta. Eventuali modifiche rispetto alla norma o voci che non possono essere elencate possono essere modificate nella descrizione in fondo. Invia una fattura al cliente dopo aver completato il lavoro, entro 30 giorni.

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2. Fattura fiscale

Cos'è una fattura fiscale? 

La differenza fondamentale tra una fattura fiscale e una fattura generale sono le informazioni fiscali fornite, in particolare le informazioni GST (Goods and Services Tax). Una fattura fiscale mostra l'importo esatto dell'imposta che l'acquirente deve pagare e consente loro di richiedere un credito d'imposta al momento della presentazione delle imposte.

Quando dovresti utilizzare una fattura fiscale?

Una fattura fiscale viene spesso inviata a un produttore o a un'altra entità aziendale che riutilizzerà i beni che ha acquistato dal fornitore originale. Questa fattura fiscale consentirà loro di richiedere crediti d'imposta sugli acquisti.

Le fatture fiscali non sono necessarie in tutti i casi e tutto può creare confusione. Quindi dai un'occhiata a questo articolo sulla differenza tra fatture e fatture fiscali da Difference Between per un confronto più approfondito.

3. Fattura proforma

Cos'è una fattura proforma?

Una fattura proforma è un documento inviato a un cliente prima della consegna di un prodotto. Questa è una distinzione cruciale da fare. Ciò fornisce al cliente un prezzo esatto che dovrà essere pagato al momento della consegna di una fattura finale. È un accordo vincolante, quindi tutte le informazioni sulla fattura proforma sono definitive.

Ogni singolo articolo dovrebbe essere elencato separatamente, insieme al prezzo e tutte le altre informazioni necessarie (peso, quantità, ecc.).

Quando dovresti usare una fattura proforma?

Spesso, le fatture proforma vengono utilizzate per le transazioni internazionali, quindi il destinatario può preparare le informazioni per la dogana sulle merci in arrivo nel proprio paese.

Una fattura proforma viene generalmente utilizzata quando un prodotto viene fisicamente spedito e spesso include informazioni aggiuntive come il peso e le spese di trasporto. Un cliente può anche richiederne uno per i propri record prima che la transazione sia completata.

4. Ricevuta

Cos'è una ricevuta?

Una ricevuta è un documento che mostra la prova del pagamento di un cliente. Lo scopo principale di una ricevuta è fornire la prova che un obbligo contrattuale relativo allo scambio di beni o servizi con beni o servizi è stato adempiuto.

Quando dovresti usare una ricevuta?

È meglio inviare a ogni cliente una ricevuta ogni volta che riceve il pagamento da loro. Mostra la conferma ufficiale che hai ricevuto il pagamento e consente a entrambe le parti di modificare di conseguenza i propri registri finanziari.

5. Ricevuta di vendita

Cos'è una ricevuta di vendita?

Polymath l'ha detto meglio. "Una ricevuta di vendita è come inserire sia la fattura che il pagamento in un'unica transazione. Non è dovuto alcun denaro quando la transazione è completa. " Mostra che il cliente ha già pagato l'importo e la merce è già stata cambiata.

Quando utilizzare una ricevuta di vendita?

In poche parole, una ricevuta di vendita è il documento creato quando il cliente paga l'intero importo per un bene o un servizio sul posto, al momento del servizio.

Pensa di acquistare da un fioraio. Ti presenti - ti vendono fiori - dai loro soldi - ti danno una ricevuta. Tale ricevuta è essenzialmente una ricevuta di vendita, che mostra che il denaro è stato pagato al momento della consegna della merce.

6. Citazione

Cos'è una citazione?

Un preventivo è un documento formale che spiega i prezzi prima di concordare qualsiasi servizio. In sostanza, è un listino prezzi per mostrare al cliente quanto pagherà se decide di fare affari con te.

Come tutti questi altri documenti, le citazioni dovrebbero essere dettagliate, mostrando quanto pagheranno per ciascuna parte del servizio che stai fornendo loro.

Quando dovresti usare un preventivo?

Un preventivo dovrebbe essere emesso quando si discute seriamente di servizi con un potenziale cliente o subito prima che i servizi vengano concordati. Il preventivo mette per iscritto tutti gli accordi verbali, quindi non c'è controversia o confusione sul prezzo una volta ricevuta la fattura finale.

7. Stima

Cos'è una stima?

Una stima è proprio questo: una stima di quanto costeranno i servizi finali. È simile a una citazione in questo modo, ma una stima è più informale. Con una stima, c'è più spazio per la discussione sul prezzo per entrambe le parti. 

Quando dovresti usare un preventivo?

Sebbene siano simili ai preventivi, le stime dovrebbero essere utilizzate in discussioni più preliminari e iniziali con un potenziale cliente. Questo dà a ciascuna parte un'idea delle aspettative dell'altra e consente un certo spazio di manovra su entrambi i lati. Una volta che il prezzo è stato concordato, questo può essere inviato nuovamente come preventivo formale o anche come fattura proforma. 

8. Nota di credito

Cos'è una nota di credito?

Questi documenti funzionano per la stessa cosa, quindi sono stati combinati qui. Questa viene data a un cliente dopo aver completato un pagamento o ricevuto una fattura per offrire una sorta di sconto post-acquisto e indica perché al cliente è stato assegnato questo prezzo inferiore.

Quando dovresti usare una nota di credito?

Ogni volta che a un cliente è dovuto il rimborso di una transazione, è possibile emettere una nota di credito. Ad esempio, se un cliente ti restituisce la merce, dovresti emettere una nota di credito con il rimborso, indicando il motivo del reso. Come regola generale, ogni volta che si restituisce denaro a un cliente, emettere una nota di credito.

Inoltre, possono essere utilizzati in altri casi marginali. Supponiamo che tu abbia uno sconto del 30% a partire da venerdì, ma un cliente ha pagato il prezzo intero solo due giorni prima. Se contattano per contestare, puoi offrire loro il 30% (o un'altra percentuale) indietro ed emettere una nota di credito per i record di entrambe le parti.

9. Ordine di acquisto

Cos'è un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto è un documento inviato da un cliente a un fornitore prima di una consegna. Viene utilizzato come richiesta formale di beni / servizi.

Quando dovresti utilizzare un ordine di acquisto?

Puoi richiedere ai tuoi clienti di compilare un acquisto per avere un record formale del loro ordine prima che si verifichi la transazione e per assicurarti che la fattura rifletta l'importo ordinato. Inoltre, dovresti anche utilizzarlo quando si inviano a qualsiasi fornitore gli utili della tua azienda ogni volta che hai bisogno di più materie prime.

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