Ti stai chiedendo che cos'è esattamente una fattura? Il termine “fattura” viene spesso utilizzato, ma all'inizio può confondere la comprensione.
In sostanza, una fattura è il documento che contrassegna una transazione tra un acquirente e un venditore per beni o servizi venduti. In quanto venditore, la fattura è il documento che dimostra che avete venduto qualcosa e che, in ultima analisi, vi fa pagare. In qualità di acquirente, la fattura è il documento che attesta l'acquisto di un bene o di un servizio.
Anche se intimidiscono un po', sono una necessità e sono importanti da rispettare. Inoltre, senza promettere nulla, può essere divertente, almeno quando si viene pagati.
Com'è fatta una fattura Una fattura può davvero avere l'aspetto che vuoi. Ma in fin dei conti si tratta di uno strumento per farsi pagare, quindi è importante assicurarsi di fornire le informazioni pertinenti.
Cosa contiene una fattura?
In generale, per quanto riguarda il contenuto di una fattura, ci sono due sezioni principali.
La prima, con le informazioni di contatto delle parti e i dettagli di pagamento. Poi una seconda, con l'elenco dei beni e dei servizi. Spesso le informazioni di contatto si trovano in alto e i dettagli degli articoli in basso.
Alcuni esempi di dettagli possono essere:
Descrizione dell'articolo - Il nome o la descrizione di ciò che si vende.
Quantità venduta - La quantità venduta.
Prezzo unitario o tariffa oraria - Il prezzo unitario di un bene fisico o la tariffa oraria di un servizio. ES: 10 dollari per una cassetta di mele o 15 dollari all'ora per un cassiere.
Prezzo totale - È il prezzo unitario/tariffa oraria moltiplicato per la quantità venduta. Se si vendono 15 cassette di mele, a 10 dollari per cassetta, il prezzo totale è di 150 dollari.
Eventuali imposte - Eventuali imposte aggiunte, calcolate per ogni voce.
Un aspetto positivo delle fatture è che sono totalmente personalizzabili. Se si fattura a giornata, a ore o a lavoro, è possibile specificare quella che si adatta meglio alle proprie esigenze.
Le fatture servono a semplificarvi la vita. Così non è necessario rintracciare vecchie ricevute o estratti conto bancari quando arriva la stagione delle tasse.
Se le organizziamo correttamente, ad esempio in base a un numero di fattura sistematico, possiamo trovare rapidamente la transazione desiderata.
Informazioni organizzative
Oltre alle informazioni di contatto e ai dettagli degli articoli, esiste anche una sezione organizzativa.
Questa può includere uno o tutti i seguenti elementi:
Il numero di fattura - Un identificativo unico creato dal venditore. Un formato comune è Numero_iniziale_cliente. EX: JS_1 (per la prima fattura di John Smith)
Data della fattura - La data di invio della fattura.
Scadenza - La data entro la quale la fattura deve essere pagata.
Termini e condizioni - Questo potrebbe essere chiamato anche dettagli o note relative all'acquisto. Qui si può inserire tutto ciò che è stato concordato. Spesso si scrive qualcosa come “Fattura da pagare tra 15/30/60 giorni”.
Numero postale - Questi numeri possono essere un po' complicati e sono spiegati di seguito.
Inoltre, è possibile inserire una firma personalizzata o il logo del marchio, oppure scegliere tra diversi modelli di fattura per dare alla fattura il giusto aspetto del proprio marchio.
A questo punto la fattura può diventare un po' più divertente, ma non promette nulla di buono.
Numero P.O., alias Numero d'ordine d'acquisto
Oltre al numero di fattura, il prossimo strumento organizzativo è il numero P.O., ovvero il numero d'ordine d'acquisto.
Si usano principalmente per associare un documento d'ordine d'acquisto a una fattura, ma possono anche essere usati per separare una grossa spedizione o per suddividere una transazione su un lungo periodo di tempo.
Esempio: Supponiamo di aver confermato la vendita di 500 mele a qualcuno, da consegnare ogni mese per i successivi 5 mesi in lotti da 100. Il primo mese, si spediscono 100 mele. Il primo mese si spediscono 100 mele e si riceve il pagamento per quelle 100 mele. Poi fareste lo stesso il secondo, il terzo, il quarto e il quinto mese.
In questo modo, ogni mese sarebbe necessario emettere una fattura separata per registrare le transazioni per ogni volta che si spediscono 100 mele. Il problema è che tutte le spedizioni fanno parte della stessa transazione. È qui che si rivela utile il numero dell'ordine di acquisto.
Ogni fattura inviata agli acquirenti di mele avrà lo stesso aspetto, ma ognuna avrà un numero d'ordine diverso (da 1 a 5), ma con lo stesso numero di fattura.
In genere il numero postale viene generato dall'acquirente e poi fornito al venditore. In questo modo il numero postale può essere abbinato al numero di fattura corretto, che spesso viene generato dal venditore. È un po' confuso, ma il succo è questo:
Numero postale - creato dall'acquirente e fornito al venditore.
Numero di fattura - creato dal venditore e fornito all'acquirente.
Layout della fattura
Layout della fattura
In sintesi, questo è l'ordine dall'alto verso il basso dei dettagli di una tipica fattura Invoice Home.
Titolo della fattura
Informazioni sul venditore.
Informazioni sull'acquirente.
Indirizzo di spedizione (se applicabile).
Informazioni organizzative rilevanti.
Dettagli della transazione.
Dettagli aggiuntivi (termini e condizioni).
L'effettiva collocazione dei dettagli, in particolare delle informazioni di contatto, può variare da luogo a luogo, ma questo è uno dei layout più comuni e quello che utilizziamo per i nostri modelli di Invoice Home.
Tipi di fatture
Ah i vari tipi di fattura, un nemico temibile in termini di corretta comprensione.
Fortunatamente, ciò che differenzia una fattura si riduce essenzialmente alla presenza di particolari circostanze fiscali o alla necessità di registrare una vendita prima che questa abbia effettivamente luogo.
Fattura standard: La fattura standard è il tipico documento utilizzato per elencare e registrare un trasferimento di beni o servizi.
Fattura fiscale: Una fattura utilizzata specificamente per registrare la transazione di beni e servizi imponibili.
Viene spesso utilizzata quando le persone o le aziende vogliono registrare le imposte ai fini della detrazione o hanno bisogno di registrare la data della transazione specificamente a fini fiscali.
Fattura proforma: Una fattura proforma è un documento che rappresenta una futura vendita di beni o servizi.
Viene inviata prima che si verifichi la transazione vera e propria e viene utilizzata per misurare quando avverrà e cosa verrà venduto.
In genere un acquirente richiede una fattura proforma a un venditore prima di effettuare un pagamento da consegnare in futuro.
Esempio: Prima di pagare la pubblicità, il ristorante ha richiesto una fattura proforma all'emittente radiofonica.
Questo tipo di accordo non è molto comune, ma esiste.
Fattura vs. Bolletta vs. Ricevuta - Differenze chiave e quando usarle
In poche parole, fatture, bollette e ricevute trasmettono tutte le stesse informazioni.
Le differenze principali sono due: Chi invia o riceve e quando vengono inviate o ricevute (prima o dopo il pagamento).
Fattura - Le fatture vengono generalmente inviate e sempre prima che sia stato effettuato il pagamento.
Bolletta - Una bolletta viene generalmente ricevuta prima che sia stato effettuato il pagamento. Spesso, quando qualcuno riceve una fattura, la inserisce come bolletta nel proprio sistema contabile.
Ricevuta - Una ricevuta viene ricevuta dopo che il pagamento è stato effettuato.
Bolletta vs Fattura
Poiché questi documenti hanno tutti le stesse informazioni, i termini vengono scambiati spesso e non necessariamente in modo super accurato.
Spesso le persone ricevono una fattura e la chiamano bolletta, indipendentemente da ciò che dice l'intestazione del documento.
L'impresa di imbiancatura ha inviato a John (il proprietario del ristorante) una fattura di 500 dollari per il bagno del primo piano. I dettagli della fattura sono i seguenti:
350 dollari di manodopera.
50 dollari di primer.
50 dollari di vernice.
50 dollari di altri materiali.
Pagamento da effettuarsi entro 30 giorni.
John ha pagato la fattura appena l'ha ricevuta e l'ha segnata tra le bollette dell'anno.
Fattura vs. ricevuta
Non daresti a qualcuno una ricevuta prima che abbia finito di pagare i vestiti da Macys.
Allo stesso modo non emetteresti una fattura a un cliente dopo che ha finito di mangiare al vostro ristorante, visto che vi aspetteresti il pagamento proprio in quel momento.
Ricapitolazione: Fattura vs Bolletta vs Ricevuta
Come nota finale, dato che questi elementi hanno tutti le stesse informazioni, i termini vengono scambiati molto spesso e non necessariamente in modo super accurato.
La cosa più importante da ricordare è che le fatture e le bollette vengono emesse prima che venga effettuato il pagamento. Mentre la ricevuta viene emessa dopo. Se tutto andasse alla perfezione, si otterrebbero fatture, bollette e ricevute in quest'ordine.
Come sappiamo, non sempre vengono emesse tutte e tre, ma non si dovrebbe mai ricevere una ricevuta prima di aver pagato una fattura o una bolletta. Allo stesso modo, non si dovrebbe mai inviare una ricevuta prima di aver emesso una fattura o una bolletta.
Sappiamo che tutto ciò può creare un po' di confusione, ma speriamo che questo sia stato utile per spiegare il concetto.
Come fare una fattura
È possibile emettere una fattura in diversi modi. Prima dell'avvento della fatturazione elettronica, le persone disponevano di un modello di fattura, quindi inserivano manualmente i dati e la inviavano per posta o per fax al destinatario desiderato.
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