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9 Documentos de Facturación y Cuando se Deben Utilizar

Publicado Septiembre 02, 2020



Business Invoice


Para las pequeñas empresas, mantener el seguimiento de las finanzas es una tarea desalentadora. Si la contabilidad no es su punto fuerte, todos los tipos de documentos diferentes que existen pueden resultar abrumadores. ¿Cómo se escriben? ¿Cuándo se debe usar uno y no otro?

Es precisamente por eso por lo que en Invoice Home hemos recopilado esta lista de 9 documentos diferentes que se utilizan habitualmente, explicando cómo funcionan y cuándo se deben usar. Para crear cualquiera de estos documentos, ¡vaya a nuestro generador de facturas y empiece con una de las más de 100 plantillas a su disposición!



1. Factura

¿Qué es una factura?

Una factura es una declaración general de bienes y servicios prestados. Se envía al cliente para mostrarle qué servicios ha recibido y cuánto le debe al vendedor. Como norma general, cada uno de los elementos debe desglosarse para minimizar las disputas. Por ejemplo, en vez de poner “servicios de jardinería - 100 $”, enumere en su lugar los elementos separados en líneas separadas, como por ejemplo “corte de césped - 40 $; desmalezar -25 $; poda de árboles – 20 $”, y así sucesivamente. 



¿Cuándo se debe utilizar una factura?

En caso de duda, si un cliente le debe dinero, use una factura general. Es claro y sencillo. Cualquier cambio de la normativa o de los elementos que no se pueden enumerar se puede modificar en la descripción posterior. Envíe una factura al cliente dentro de los 30 días posteriores a haber completado el trabajo asignado.

Para empezar, use una de nuestras cientos de plantillas de facturas gratuitas aquí.




2. Factura de Impuestos

¿Qué es una Factura de Impuestos? 

La diferencia clave entre una factura de impuestos y una factura general es la información tributaria proporcionada, específicamente la información GST (el impuesto sobre bienes y servicios). Una factura de impuestos muestra la cantidad exacta de impuestos que debe pagar el comprador y les permite reclamar una desgravación fiscal al presentar sus impuestos.



¿Cuándo se debe usar una factura de impuestos?

La factura de impuestos se envía normalmente a un fabricante o a alguna otra entidad comercial que reutilizará los bienes que compraron al proveedor original. Esta factura de impuestos les permitirá reclamar los créditos fiscales sobre sus adquisiciones.

Las facturas de impuestos no son necesarias en todos los casos y pueden resultar un poco confusas, así que consulte este artículo sobre la diferencia entre facturas y facturas de impuestos de ”Difference Between” para ver una comparación más detallada.




3. Factura Proforma

  • ¿Qué es una factura proforma?*

Una factura proforma es un documento que se envía a un cliente antes de que se entregue un producto. Esta es la diferencia fundamental a tener en cuenta. La factura proforma proporciona al cliente el precio exacto que se espera que pague en el momento de la entrega de la factura final. Es un acuerdo vinculante, por lo que toda la información de la factura proforma es definitiva.

Cada artículo individual debe enumerarse por separado, junto con el precio y toda la información que sea necesaria (peso, cantidad, etc.).



¿Cuándo se debe usar una factura proforma?

Las facturas proforma se utilizan a menudo para transacciones internacionales, ya que el destinatario puede así preparar la información para la aduana sobre los productos que llegan a su país.


Una factura proforma se utiliza normalmente cuando un producto se envía físicamente y, a menudo, incluye información adicional como el peso y los gastos de transporte. Un cliente también puede solicitar una factura proforma para su propio registro antes de que se complete la transacción.




4. Recibo

¿Qué es un recibo?

Un recibo es un documento que prueba el pago de un cliente. El propósito principal de un recibo es ofrecer la prueba de que se ha cumplido la obligación contractual con respecto al intercambio de bienes o servicios por bienes o servicios.



¿Cuándo se debe usar un recibo?

Lo mejor es enviar un recibo a cada cliente cada vez que recibimos un pago. Con ello se muestra la confirmación oficial de que se ha recibido el pago y permite que ambas partes ajusten sus registros financieros de acuerdo a ello.




5. Recibo de compra

¿Qué es un recibo de compra?

Polymath lo dijo mejor. “Un recibo de compra es como presentar tanto la factura como el pago en una sola transacción. Cuando se completa la transacción, no se debe nada de dinero”. Así se muestra que el cliente ya pagó el importe y que los bienes ya se intercambiaron.


¿Cuándo se debe usar un recibo de compra?

Dicho de forma simple, un recibo de compra es el documento que se crea cuando el cliente paga el importe total de un producto o servicio al momento, es decir en el momento en el que tiene lugar el servicio.

Piense que va a comprar a una floristería. Se presenta, le venden flores, usted les da dinero y ellos le dan un recibo. Ese recibo es básicamente un recibo de compra, ya que muestra que el dinero se pagó en el momento en el que se entregó el producto.




6. Cotización

¿Qué es una cotización?

Una cotización es un documento formal en el que explica sus precios antes de acordar cualquier servicio. En esencia, es una lista de precios para mostrarle al cliente cuánto pagará si decide hacer negocios con usted.

Al igual que los documentos anteriores, las cotizaciones o presupuestos se deben desglosar, mostrando cuánto pagará el cliente por cada artículo o cada parte de los servicios que le ofrece.



¿Cuándo se debe usar una cotización?

La cotización se debe emitir al negociar formalmente los servicios con un cliente potencial, o justo antes de que se acuerden dichos servicios. La cotización pone todos los acuerdos verbales por escrito para que no haya disputas ni confusiones sobre el precio una vez que se recibe la factura final.




7. Estimación

¿Qué es una estimación?

Una estimación es solo eso: un cálculo de cuánto costarán los servicios finales. En cierto sentido es similar a una cotización pero una estimación es más informal. Con una estimación hay más espacio para la discusión sobre el precio por ambas partes.



¿Cuándo se debe usar una estimación?

Aunque son similares a las cotizaciones, las estimaciones se deben usar antes, en las conversaciones preliminares con un cliente potencial. Esto le da a cada parte una idea de las expectativas de la otra y permite cierto margen de maniobra en ambos lados. Una vez acordado el precio, la estimación se puede reenviar como una cotización formal o incluso como una factura proforma.




8. Nota de crédito/nota de abono

¿Qué es una nota de crédito/nota de abono?

Estos documentos desempeñan la misma función, por eso los hemos juntado aquí. Es el documento que se le da a un cliente después de completar un pago o recibir una factura para ofrecer una especie de descuento posterior a la compra, e indica por qué se le dio al cliente este precio más bajo.


¿Cuándo se debe usar una nota de crédito o nota de abono?

Siempre que se le deba dinero de una transacción a un cliente, puede emitir una nota de crédito/abono. Por ejemplo, si un cliente le devuelve algún producto, debe emitirle una nota de crédito con el reembolso del dinero, indicando el motivo de la devolución. Como norma general, siempre que se devuelva dinero a un cliente, debe emitir una nota de crédito.

Además, se pueden utilizar en otros casos excepcionales. Supongamos que tiene una promoción de 30% de descuento a partir del viernes pero un cliente pagó el precio completo solo dos días antes. Si se ponen en contacto con usted para quejarse, puede ofrecerles el 30% (u otro porcentaje) de reembolso y emitir una nota de crédito para los registros de ambas partes.




9. Orden de compra

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un documento enviado por un cliente a un proveedor antes de una entrega. Esto se utiliza como una solicitud formal para adquirir un producto o servicio.



¿Cuándo se debe usar una orden de compra?

Puede solicitar a sus clientes que completen una orden de compra para tener un registro formal de su pedido antes de que se produzca la transacción, y para asegurarse de que la factura refleja el importe solicitado. Además, también debe enviar una orden de compra a cualquier proveedor que utiliza su empresa siempre que necesita más materias primas.



¡Para empezar con cualquiera de estos documentos vaya a nuestro generador de facturas y escoja una de las más de 100 plantillas disponibles!



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