Cómo evitar pagos atrasados en las facturas

1. Haga que sus clientes firmen un contrato de servicios

Se trata de una medida preventiva que se puede tomar ANTES de hacer el trabajo. Cuando usted y su cliente han llegado a un acuerdo, le envía un contrato de servicios antes de asumir el proyecto. Y no se preocupe, no necesita ser un abogado para escribir un contrato. Hay muchas plantillas disponibles que puede usar.

Este acuerdo debe detallar el precio final, las fechas de vencimiento de los pagos y los cargos adicionales por demora si el cliente paga después de la fecha de vencimiento. Cuando el cliente firme este acuerdo, tendrá la prueba de que ha aceptado todos los términos y condiciones de la operación. Este es un recurso increíble al que puede remitirse en caso de tratar con pagos atrasados o con cualquier otra controversia que tenga que ver con los pagos.

2. Escriba los términos y condiciones con claridad

Aunque casi no hace falta decirlo, esto es tan importante que merece la pena mencionarlo. Al final de cada factura, siempre debe incluir una pequeña sección de "términos y condiciones". Aquí se especifican los términos y condiciones del acuerdo (obvio, ¿no?).
Escriba algo breve y preciso sobre los detalles del pago. Algo como "el pago vence en 15 días" está bien, pero se puede ir aún un poco más lejos. “El pago debe efectuarse dentro de los 15 días hábiles posteriores a la fecha de emisión de la factura”, o incluso, “El pago completo debe efectuarse antes del (fecha exacta)” son dos ejemplos que no dan lugar a interpretaciones interesadas ni dejan margen de maniobra. Sea claro y concreto.

3. Pida la confirmación

Si no pregunta, nunca lo sabrá. Su correo electrónico podría perderse fácilmente en la bandeja de entrada de su cliente o este lo podría abrir con la intención de leerlo más tarde y luego no volver a verlo nunca. Estas cosas suceden generalmente por simple olvido.
Cuando emita su factura (con los términos y condiciones de pago completos, por supuesto), solicite a los clientes que respondan confirmando que han recibido el correo electrónico. Envíe algo tipo "Por favor, confirme que ha recibido este mensaje". Si el cliente no responde en 48 horas, haga un seguimiento de ello y pida de nuevo la confirmación. Así tendrá un indicador pequeño pero útil de que su mensaje no se perdió ni se ignoró.

4. Haga seguimiento

Haga un seguimiento con el cliente una o dos veces después de haber enviado la factura final (tanto si ya la han pagado como si no). Envíeles un correo electrónico rápido preguntándoles si recomendarían sus servicios a un amigo o a un compañero, o pídales que dejen un comentario en su web o página de Facebook. Ni siquiera tiene que pedir su dinero directamente. Al ver su nombre en la bandeja de entrada de su correo electrónico, el cliente no le olvidará y de esa forma podrá recordar pagarle por su arduo trabajo.

5. Manténgase firme

La mayoría de las veces, por lo general, los pagos atrasados se deben puramente al olvido pero hay casos en los que los clientes dejan de hacer el pago a propósito o se niegan a efectuar el pago completo. En estos casos aislados, no tenga miedo, defiéndase y pase al ataque. Una vez que el pago se atrasa, comuníquese con el cliente regularmente para recordarle que complete el pago.
Si intentan pedir descuentos o cualquier cambio con respecto al precio después de haber completado el trabajo, no ceda. Manténgase firme y señale los documentos con los que demuestra que los precios se acordaron de antemano. Es el dinero que se ha ganado con su duro esfuerzo, ¡se lo merece!

Pedir dinero puede ser frustrante e incluso incómodo pero si sigue estas 5 recomendaciones, verá pronto un descenso en la cifra de pagos atrasados.