¿No tienes claro qué es exactamente una factura? Aunque es un término muy utilizado y familiar para la mayoría, es normal que nos resulte algo confuso cuando nunca se ha tenido que emitir una.
En esencia, se trata de un documento en el que se hace constar la compraventa de un producto o servicio. Para quien vende, es la prueba de que ha prestado un servicio o entregado un producto, y le sirve para reclamar el pago. Para quien compra, es el justificante de lo que ha adquirido.
Las facturas son imprescindibles en cualquier transacción comercial y, aunque al principio impongan un poco, conviene hacerlas bien. Además, por muy increíble que parezca, tienen su punto divertido… ¡sobre todo al cobrarlas!
Cómo es una factura
Una factura puede tener el diseño que más te guste: colores, elementos gráficos, tipografías… lo que quieras. Aquí no hay normas estrictas. Lo que sí es importantísimo es que contenga toda la información necesaria para que puedas cobrar por tus productos y servicios. ¡Para eso se hacen!
¿Qué debe incluir una factura?
El contenido de una factura se puede dividir principalmente en dos secciones: por un lado, los datos de contacto de las partes y los de pago; por otro, la lista de los servicios o los productos vendidos. Normalmente, los datos de contacto se ponen en la parte superior del documento y el resto se organiza debajo.
Dentro de la sección de productos o servicios, lo habitual es incluir:
Concepto: nombre o descripción de los productos vendidos o servicios prestados.
Cantidad: número de unidades facturadas de cada producto o servicio.
Precio por unidad o por hora: por ejemplo, 10 euros por caja de manzanas o 15 euros por hora de trabajo.
Precio total: el resultado de multiplicar la cantidad por el precio unitario o de la hora. Si vendes 15 cajas de manzanas a 10 euros por caja, el precio total serían 150 euros.
Impuestos: el IVA u otros tributos aplicables a cada producto o servicio.
Una de las grandes ventajas de las facturas es que puedes adaptarlas a tu modelo de negocio y ajustarlas según necesites facturar por proyecto, por días, por horas o por lo que sea.
¡Y no solo sirven para cobrar! Llevar un buen control de tus facturas (numerándolas de forma clara, por ejemplo) te ahorra muchos dolores de cabeza cuando llega el momento de revisar las transacciones que has hecho, buscar una venta concreta o saldar cuentas con Hacienda.
Datos generales que tampoco pueden faltar
Además de la información anterior, hay otros datos generales que también deben aparecer en las facturas:
Número de factura: este identificador debe ser único y lo genera el vendedor. Puedes personalizarlo como prefieras: por ejemplo, 2025_001, 2025_002, etc., siempre que sigas un orden correlativo y sin repeticiones.
Fecha de emisión: el día en que generas la factura.
Fecha de vencimiento: el último día para hacer el pago.
Condiciones: obligaciones, plazos de pago o cualquier otra información acordada para la venta.
Número de pedido (si aplica): te lo explicamos más abajo con detalle.
¿Y qué más puedes hacer en tu factura? Pues añadir tu firma personal, el logotipo de tu empresa o el diseño que mejor encaje con tu negocio. En nuestra herramienta, tienes multitud de plantillas de factura para elegir.
Para mí, esta es la parte más divertida… pero yo soy yo, claro.
El pedido o número de pedido
El número de pedido es un código que genera y te comunica el comprador para que lo incluyas en la factura por los productos o servicios que haya contratado contigo. No siempre es necesario, pero este identificador es muy útil para la conciliación contable y para gestionar encargos con entregas parciales o en fases.
Un ejemplo para que se entienda mejor:
Imagina que un cliente te compra 500 manzanas, pero te pide que se las envíes en lotes de 100 durante cinco meses. El primer mes harás una entrega de 100 manzanas con la correspondiente factura para recibir el pago por ese lote, lo mismo al siguiente mes y así sucesivamente hasta completar el pedido. Es decir, vas a emitir un total de cinco facturas asociadas a una sola venta.
El número de la factura, al ser distintas, va a variar, pero el número de pedido en todas ellas será siempre el mismo. Este identificador es el que agrupa todas las entregas y las facturas derivadas de esa venta concreta y ayuda a llevar un mejor control y evitar confusiones.
Aunque parezca un poco confuso, lo esencial es recordar incluirlo en la factura si te lo proporciona el comprador.
Formato de la factura
En las facturas de Invoice Home, la información suele disponerse así:
Nombre del documento.
Datos del vendedor o emisor.
Datos del comprador o cliente.
Dirección de envío (si hace falta).
Datos generales de la factura.
Lista de conceptos.
Condiciones o notas adicionales.
El orden de los datos, en particular los de contacto, puede variar de un lugar a otro, pero este es uno de los formatos más comunes, y es el que utilizamos en nuestras plantillas.
Tipos de factura
¡Ay los tipos de facturas! A veces parecen más complicados de lo que son.
Las diferencias se basan, sobre todo, en si la operación lleva impuestos, en el tipo de cliente y en si se necesita emitir un borrador de la factura antes de formalizar la venta.
La factura ordinaria o completaes la más utilizada para registrar la venta de productos o servicios. Dependiendo de si la operación está exenta o sujeta a impuestos, deberás incluir o no los datos requeridos por la legislación fiscal, como el desglose del IVA o cualquier otro tributo que corresponda para poder luego deducirlos.
Lafactura simplificada es una versión más abreviada de la factura ordinaria para ventas menores o directas a particulares. En España, por ejemplo, puede utilizarse para importes de hasta 400 euros, IVA incluido, y de hasta 3000 euros en hostelería, comercio minorista y cualquier otro sector que permita la normativa.
La factura proforma no es una factura real, sino un documento meramente informativo que se usa para confirmar los detalles de una venta antes de cerrarla en firme. Incluye toda la información que tendría una factura, pero no genera obligación de pago alguna ni sirve para la contabilidad.
Ejemplo: Un restaurante que está pensando anunciarse en la radio y, antes de comprometerse, pide una factura proforma para saber cuánto exactamente le va a costar, y las condiciones y lo que incluiría el servicio.
Por lo general, se utilizan más los presupuestos para estos fines, pero el documento existe y puede ser útil en algunas situaciones.
¿Factura o recibo? No es lo mismo
Estos dos documentos son distintos, aunque muchas veces se usen como si fueran lo mismo. Pero hay que tener cuidado porque no cumplen la misma función ni son intercambiables.
Lafactura, ya sea ordinaria o simplificada, se emite antes o al momento de prestar un servicio o vender un producto. Sirve para reclamar el pago, justificar ingresos y, si corresponde, deducir impuestos como el IVA.
Elrecibo, en cambio, no se usa para cobrar, sino para confirmar que ya se ha cobrado. Se entrega después del pago y actúa como justificante para el cliente, pero no tiene validez fiscal en la mayoría de los contextos.
Por ejemplo:
Supongamos que te dedicas a diseñar páginas web. Un cliente te encarga un proyecto, tú haces el trabajo y emites una factura con toda la información necesaria. Esa factura servirá al cliente para justificar el gasto y a ti para declarar el ingreso. Una vez te paga, no es necesario emitir además un recibo, salvo que el cliente te lo pida expresamente, porque la factura cubre ya esa función.
Ahora imaginemos que también tienes un piso arrendado a un particular que te ingresa el alquiler en cuenta cada mes. Al no tratarse de una actividad profesional ni llevar IVA, no tienes que hacer una factura, pero puedes entregarle un recibo todos los meses para dejar constancia del pago.
En resumen: usa facturas cuando ofrezcas un producto o servicio como profesional, autónomo o empresa, y usa un recibo para confirmar que ya has cobrado, sobre todo en operaciones entre particulares o transacciones que no requieran factura.
El diseño y contenido de estos dos documentos puede ser igual a excepción del nombre, pero recuerda que una cosa es facturar y otra es confirmar el pago. No es lo mismo, aunque en la práctica muchas veces se confundan.
Cómo hacer una factura
Antes de Internet y de todos los avances tecnológicos con los que contamos ahora, hacer una factura era un trabajo casi artesanal: papel, boli, hojas de cálculo, correo postal, fax… ¡Qué tiempos aquellos!
Nosotros te ofrecemos más de 100 plantillas gratuitas diseñadas por profesionales, almacenamiento seguro para tus documentos, funciones como la facturación periódica y todo lo que necesitas para llevar tus facturas al día y expandir tu negocio.
