8 Rechnungsdokumente, und wann Sie diese verwenden sollten

1. Rechnung

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine allgemeine Aufstellung der erbrachten Waren und Dienstleistungen. Sie wird an den Kunden gesendet, um zu zeigen, welche Dienstleistungen er erhalten hat und was er dem Verkäufer schuldet. Als Faustregel gilt, dass Artikel aufgelistet werden sollten, um Streitigkeiten zu minimieren. Anstatt beispielsweise "Gartendienstleistungen – 100 €" aufzulisten, listen Sie stattdessen separate Elemente in separaten Zeilen auf, z. B. "Rasenmähen - 40 €, Unkraut- 25 €, Heckenschneiden - 20 €” und so weiter.

Wann sollten Sie eine Rechnung verwenden?

Wenn Sie sich nicht sicher sind, und ein Kunde Ihnen Geld schuldet, verwenden Sie am besten eine allgemeine Rechnung. Es ist einfach und unkompliziert. Änderungen gegenüber der Norm oder Waren/Dienstleistungen, die nicht aufgeführt werden können, können in der Beschreibung unten geändert oder eingefügt werden. Am besten senden Sie dem Kunden nach Abschluss der Arbeiten innerhalb von 30 Tagen eine Rechnung.

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2. Steuerrechnung

Was ist eine Steuerrechnung? 

Der Hauptunterschied zwischen einer Steuerrechnung und einer allgemeinen Rechnung sind die bereitgestellten Steuerinformationen, insbesondere die Mehrwertsteuer. Eine Steuerrechnung zeigt den genauen Steuerbetrag, den der Käufer zu zahlen hat, und ermöglicht es ihm, bei der Einreichung seiner Steuern eine Steuergutschrift zu beantragen.

Wann sollten Sie eine Steuerrechnung verwenden?

Eine Steuerrechnung wird häufig an einen Hersteller oder eine andere Geschäftseinheit gesendet, die die vom ursprünglichen Verkäufer gelieferten Waren wiederverwenden wird. Mit dieser Steuerrechnung können sie Steuergutschriften für die Einkäufe geltend machen.

Steuerrechnungen sind nicht in allen Fällen erforderlich und können etwas verwirrend sein. Lesen Sie diesen Artikel über den Unterschied zwischen Rechnungen und Steuerrechnungen von  Difference Between um einen genaueren Vergleich zu erhalten.

3. Proforma-Rechnung

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das an einen Kunden noch vor der Produktlieferung gesendet wird. Dies ist ein bedeutender Unterschied. Dadurch erhält der Kunde einen genauen Preis, der voraussichtlich bei Lieferung einer endgültigen Rechnung zu zahlen ist. Da es sich um eine verbindliche Vereinbarung handelt, sind alle Informationen auf der Proforma-Rechnung endgültig.

Jeder einzelne Artikel sollte separat aufgeführt werden, zusammen mit dem Preis und so vielen anderen Informationen wie nötig (Gewicht, Menge usw.).

Wann sollten Sie eine Proforma-Rechnung verwenden?

Häufig werden Proforma-Rechnungen für internationale Transaktionen verwendet, damit der Empfänger Informationen über die in seinem Land ankommenden Waren für den Zoll vorbereiten kann.

Eine Proforma-Rechnung wird normalerweise verwendet, wenn ein Produkt per Post oder Lieferservice versendet wird, und enthält häufig zusätzliche Informationen wie Gewicht und Transportkosten. Ein Kunde kann auch eine Proforma-Rechnung für seine Unterlagen anfordern, bevor die Transaktion abgeschlossen ist.

4. Quittung

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist ein Dokument, aus dem der Zahlungsnachweis eines Kunden hervorgeht. Der Hauptzweck einer Quittung ist der Nachweis, dass eine vertragliche Verpflichtung hinsichtlich des Austauschs von Waren oder Dienstleistungen gegen Waren oder Dienstleistungen erfüllt wurde.

Wann sollten Sie eine Quittung verwenden?

Es ist am besten, jedem Kunden nach jedem Zahlungseingang eine Quittung zu senden. Dies dient als offizielle Bestätigung, dass Sie die Zahlung erhalten haben, und ermöglicht beiden Parteien, ihre Unterlagen entsprechend anzupassen.

5. Verkaufsquittung

Was ist eine Verkaufsquittung?

Polymath sagte es am besten. „Eine Verkaufsquittung ist wie eine Rechnung und Zahlungsbeleg in einem. Nach Abschluss der Transaktion ist kein Geld geschuldet.“ Die Verkaufsquittung zeigt, dass der Kunde den Betrag bereits bezahlt hat und die Ware bereits übergeben wurde.

Wann sollten Sie eine Verkaufsquittung verwenden?

Einfach ausgedrückt ist eine Verkaufsquittung das Dokument, das erstellt wird, wenn der Kunde zum Zeitpunkt des Service den vollen Betrag für eine Ware oder Dienstleistung vor Ort bezahlt.

Stellen Sie sich vor, Sie kaufen zum Beispiel in einem Blumengeschäft ein. Sie tauchen auf – Ihnen werden Blumen verkauft – Sie geben dafür Geld her – die Verkäuferin gibt Ihnen eine Quittung. Diese Quittung ist im Wesentlichen eine Verkaufsquittung, aus der hervorgeht, dass das Geld zum Zeitpunkt der Lieferung der Waren bezahlt wurde.

6. Angebot

Was ist ein Angebot?

Ein Angebot ist ein formelles Dokument, in dem Ihre Preise erläutert sind, bevor Dienstleistungen vereinbart werden. Im Kern handelt es sich um eine Preisliste, die dem Kunden zeigt, wie viel er bezahlen wird, wenn er sich entscheidet, mit Ihnen Geschäfte zu machen.

Wie bei allen anderen Dokumenten sollte in Angeboten aufgeführt werden , wie viel sie für jeden Teil der von Ihnen erbrachten Dienstleistung verlangen.

Wann sollten Sie ein Angebot verwenden?

Ein Angebot sollte erst dann ausgestellt werden, wenn ernsthafte Dienstleistungen mit einem potenziellen Kunden besprochen oder kurz bevor die Dienstleistungen letztendlich vereinbart werden. In dem Angebot werden alle mündlichen Vereinbarungen schriftlich festgehalten, sodass nach Eingang der endgültigen Rechnung keine Streitigkeiten oder Preisverwirrungen auftreten.

 

7. Gutschrift

Was ist eine Gutschrift?

nach dem Kauf anzubieten, und gibt an, warum der Kunde diesen niedrigeren Preis erhalten hat.

Wann sollten Sie eine Gutschrift verwenden?

Immer wenn einem Kunden Geld aus einer Transaktion geschuldet wird, können Sie ihm eine Gutschrift ausstellen. Wenn ein Kunde beispielsweise Waren an Sie zurücksendet, sollten Sie ihm eine Gutschrift mit dem zu erstattenden Betrag ausstellen, in der der Grund für die Rücksendung angegeben ist. Generell gilt: Immer wenn Geld an einen Kunden zurückgegeben wird, stellen Sie in der Regel eine Gutschrift aus.

Darüber hinaus können Gutschriften in anderen Spezialfällen verwendet werden. Angenommen, Sie haben ab Freitag 30% Rabatt auf einen Artikel, aber ein Kunde hat erst zwei Tage zuvor dafür den vollen Preis bezahlt. Wenn der Kunde Sie kontaktiert und sich beschwert, können Sie dem Kunden die 30% (oder einen anderen Prozentsatz) zurückgeben und eine Gutschrift für die Unterlagen beider Parteien ausstellen.

8. Kaufauftrag

Was ist ein Kaufauftrag?

Ein Kaufauftrag ist ein Dokument, das ein Kunde vor einer Lieferung an einen Lieferanten sendet. Dies wird als formelle Anfrage für Waren / Dienstleistungen verwendet.

Wann sollten Sie einen Kaufauftrag verwenden?

Sie können verlangen, dass Ihre Kunden einen Kaufauftrag einreichen, um bevor die Transaktion stattfindet eine formelle Aufzeichnung ihrer Bestellung zu erhalten, und um sicherzustellen, dass die Rechnung den bestellten Umfang widerspiegelt. Darüber hinaus sollten Sie selbst einen Kaufauftrag an alle Lieferanten senden, die Ihr Unternehmen verwendet, wenn Sie mehr Materialien bestellen.

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