Sie fragen sich, was genau denn eine Rechnung ist? Der Begriff „Rechnung“ wird oft in verschiedenen Situationen verwendet, und kann zunächst verwirrend sein, wenn man eine erstellen muss.
Im Grunde ist eine Rechnung das Dokument, das eine Transaktion zwischen Käufer und Verkäufer für verkaufte Waren oder Dienstleistungen ausweist. Für den Verkäufer ist eine Rechnung das Dokument, das Ihren Verkauf nachweist und Ihnen letztendlich die Bezahlung sichert. Für den Käufer ist eine Rechnung die Quittung für das, was Sie gekauft haben.
Auch wenn Rechnungen etwas einschüchternd wirken, sind sie unerlässlich und es ist wichtig, sie richtig zu gestalten. Und hey, keine Versprechen, aber sie können Spaß machen, zumindest, wenn man danach bezahlt wird!
Wie eine Rechnung aussieht
Eine Rechnung kann ganz nach Wunsch gestaltet werden. Letztendlich sollte sie jedoch dafür sorgen, dass Sie bezahlt werden. Daher ist es äußerst wichtig, die relevanten Informationen deutlich zu vermitteln.
Was gehört in eine Rechnung?
Der Inhalt einer Rechnung besteht in der Regel aus zwei Hauptabschnitten.
Der erste Abschnitt enthält die Kontaktdaten der Parteien und die Zahlungsdetails. Der zweite Abschnitt enthält eine Liste der Waren und Dienstleistungen. Oftmals stehen die Kontaktdaten oben und die Details der Artikel darunter.
Hier einige Beispiele für mögliche Details:
Positionsbeschreibung – Name oder Beschreibung des Produkts.
Verkaufte Menge – Wie viele Produkte wurden verkauft?
Einzelpreis oder Stundensatz – Einzelpreis für ein physisches Produkt oder Stundensatz für eine Dienstleistung. Beispiel: 10 € pro Kiste Äpfel oder ein Kassiererlohn von 15 € pro Stunde.
Gesamtpreis – Dies ist der Einzelpreis/Stundensatz multipliziert mit der verkauften Menge. Wenn Sie 15 Kisten Äpfel zu je 10 € pro Kiste verkaufen, beträgt der Gesamtpreis 150 €.
Steuern – Alle anfallenden Steuern werden pro Position berechnet.
Ein Vorteil von Rechnungen ist ihre vollständige Anpassungsfähigkeit. Ob Sie pro Tag, Stunde oder Auftrag abrechnen, Sie können die für Sie passende Option auswählen.
Rechnungen erleichtern Ihnen das Leben. So müssen Sie in der Steuersaison keine alten Quittungen oder Kontoauszüge mehr suchen.
Wenn Sie Ihre Rechnungen richtig organisieren, z. B. anhand einer systematischen Rechnungsnummer, finden Sie die gesuchte Transaktion schnell.
Organisatorische Informationen
Neben den Kontaktinformationen und Artikeldetails finden Sie auch einen Organisationsbereich.
Dieser kann Folgendes enthalten:
Rechnungsnummer – Eine vom Verkäufer erstellte eindeutige Kennung. Ein gängiges Format ist Kundeninitialen_Nummer. Beispiel: JS_1 (für John Smith’s erste Rechnung).
Rechnungsdatum – Das Datum, an dem die Rechnung versandt wurde.
Fälligkeitsdaten – Bis wann die Rechnung bezahlt werden muss.
Geschäftsbedingungen – Dies können auch Details oder Hinweise zum Kauf sein. Sie können hier alles angeben, was Sie vereinbart haben. Häufig wird beispielsweise Folgendes angegeben: „Rechnung fällig in 15/30/60 Tagen“.
Bestellnummer – Diese kann etwas kompliziert sein und wird unten erläutert.
Zusätzlich können Sie eine individuelle Signatur oder ein Markenlogo einfügen oder aus einer Vielzahl von Rechnungsvorlagen wählen, um Ihrer Rechnung die passende Optik für Ihre Marke zu verleihen.
Hier können Sie etwas mehr Gestaltungsspielraum haben, in einem gewissen Rahmen.
Bestellnummer
Neben der Rechnungsnummer ist die Bestellnummer das nächste Organisationsmittel.
Sie werden hauptsächlich verwendet, um eine Bestellung mit einer Rechnung zu verknüpfen. Sie können aber auch dazu verwendet werden, eine große Lieferung aufzuteilen oder eine Transaktion über einen längeren Zeitraum aufzuteilen.
Beispiel: Sie bestätigen den Verkauf von 500 Äpfeln an einen Käufer, die in den nächsten fünf Monaten jeweils in Chargen zu je 100 Stück geliefert werden sollen. Im ersten Monat versenden Sie 100 Äpfel und erhalten die Zahlung für diese 100 Äpfel. Dasselbe tun Sie im zweiten, dritten, vierten und fünften Monat.
Sie benötigen dann jeden Monat eine separate Rechnung, um die Transaktionen für jeden Versand von 100 Äpfeln zu erfassen. Das Problem ist, dass alle Lieferungen Teil derselben Transaktion sind. Hier ist eine Bestellnummer hilfreich.
Jede Rechnung, die Sie an die Apfelkäufer senden, sieht gleich aus, hat aber jeweils eine andere Bestellnummer (1–5), aber die gleiche Rechnungsnummer.
Normalerweise wird die Bestellnummer vom Käufer erstellt und anschließend an den Verkäufer weitergeleitet. So kann die Bestellnummer der korrekten Rechnungsnummer zugeordnet werden, die oft vom Verkäufer generiert wird. Es ist etwas verwirrend, aber so lässt sich das Wesentliche zusammenfassen:
Bestellnummer – Vom Käufer erstellt und an den Verkäufer weitergeleitet.
Rechnungsnummer – Vom Verkäufer erstellt und an den Käufer weitergeleitet.
Rechnungslayout
Kurz zusammengefasst, stellt dies die Reihenfolge der Angaben auf einer typischen Invoice Home-Rechnung von oben nach unten dar.
Die Platzierung der Details, insbesondere der Kontaktinformationen, kann variieren. Dies ist jedoch eines der gängigsten Layouts und wird auch für unsere Vorlagen bei Invoice Home verwendet.
Rechnungsarten
Ach ja, die verschiedenen Rechnungsarten – eine gewaltige Herausforderung, wenn es um das richtige Verständnis geht.
Glücklicherweise hängt die Unterscheidung einer Rechnung im Wesentlichen davon ab, ob besondere steuerliche Umstände vorliegen oder ob ein Verkaufsnachweis erforderlich ist, bevor der eigentliche Verkauf stattfindet.
Standardrechnung: Eine Standardrechnung ist das typische Dokument, das zur Aufschlüsselung und Erfassung einer Waren- oder Dienstleistungsübertragung verwendet wird.
Steuerrechnung: Eine Rechnung, die speziell zur Erfassung der Transaktion steuerpflichtiger Waren und Dienstleistungen verwendet wird.
Sie werden häufig verwendet, wenn Personen oder Unternehmen Steuern für Abzugszwecke erfassen möchten oder das Datum der Transaktion speziell für Steuerzwecke erfassen müssen.
Proforma-Rechnung: Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das einen zukünftigen Verkauf von Waren oder Dienstleistungen abbildet.
Sie werden vor der eigentlichen Transaktion versandt und dienen dazu, den Zeitpunkt der Transaktion und den Verkaufserlös zu bestimmen.
In der Regel fordert ein Käufer vor einer späteren Zahlung eine Proforma-Rechnung vom Verkäufer an.
Beispiel: Bevor das Restaurant die Werbekosten bezahlte, forderte es vom Radiosender eine Proforma-Rechnung an.
Diese Art der Vereinbarung ist zwar nicht allzu verbreitet, existiert aber.
Rechnung vs. Quittung vs. Beleg – Wichtige Unterschiede und wann welche verwendet werden
Rechnungen, Belege und Quittungen enthalten im Grunde dieselben Informationen.
Es gibt zwei Hauptunterschiede zwischen den dreien: Wer sendet oder empfängt und wann (vor oder nach der Zahlung) sie gesendet oder empfangen werden.
Rechnung – Rechnungen werden in der Regel versandt, und zwar immer vor der Zahlung. Beleg – Ein Beleg geht in der Regel vor der Zahlung ein. Oftmals wird eine Rechnung, die jemand erhält, als Beleg in das Buchhaltungssystem eingetragen. Quittung – Eine Quittung geht nach der Zahlung ein.
Beleg vs. Rechnung
Da diese Artikel alle die gleichen Informationen enthalten, werden die Begriffe häufig verwechselt und nicht unbedingt ganz genau.
Oftmals erhalten Kunden eine Rechnung und bezeichnen sie als Beleg, unabhängig vom Inhalt der Kopfzeile.
Die Malerfirma schickte John (dem Restaurantbesitzer) eine Rechnung über 500 $ für das Badezimmer im Erdgeschoss. Die Rechnungsdetails lauten wie folgt:
350 $ für Arbeitskosten.
50 $ für Grundierung.
50 $ für Farbe.
50 $ für sonstige Materialien.
Fälligkeit innerhalb von 30 Tagen.
John bezahlte die Rechnung sofort nach Erhalt und markierte sie anschließend unter „Belege für das Jahr“.
Rechnung vs. Quittung
Sie würden niemandem eine Quittung ausstellen, bevor er seine Kleidung bei H&M bezahlt hat.
Ebenso würden Sie einem Kunden keine Rechnung ausstellen, nachdem er in Ihrem Restaurant gegessen hat, da Sie die Zahlung sofort erwarten würden.
Zusammenfassung: Rechnung vs. Beleg vs. Quittung
Zur Erinnerung: Da diese Begriffe alle dieselben Informationen enthalten, werden sie häufig und nicht unbedingt korrekt verwendet.
Wichtig ist, dass Rechnungen vor der Zahlung ausgestellt werden. Belege hingegen erst danach. Im Idealfall erhalten Sie Rechnungen, Belege und Quittungen in dieser Reihenfolge.
Wir wissen, dass nicht immer alle drei Dokumente ausgestellt werden, aber Sie sollten niemals eine Quittung erhalten, bevor Sie eine Rechnung bezahlen. Ebenso sollten Sie niemals eine Quittung senden, bevor Sie eine Rechnung ausgestellt haben.
Wir wissen, dass dies etwas verwirrend sein kann, hoffen aber, dass dies das Konzept etwas verständlicher gemacht hat.
So erstellen Sie eine Rechnung
Es gibt viele Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen. Vor der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung nahm man eine Rechnungsvorlage, gab die Daten manuell ein und schickte sie per Post oder Fax an den gewünschten Empfänger.
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