9 documents de facturation, et quand les utiliser

1. La facture

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est une attestation générale des biens et services fournis. Elle est envoyée au client pour leur montrer quels services ils ont reçus, et ce qu'ils doivent au vendeur. Une règle de base est de détailler les articles pour minimiser les contestations. Par exemple, au lieu de lister « services de jardinage », faites plutôt la liste des tâches distinctes sur des lignes séparées, comme « tonte du gazon – 40 € ; désherbage – 25 € ; taillage de la haie – 20 € », etc.

Quand utiliser une facture ?

En cas de doute, si un client vous doit de l'argent, utilisez une facture générale. C’est simple et direct. On peut amender la description au bas de la facture avec toute modification hors-norme ou les articles qu'on n'a pas pu lister. Envoyez une facture au client après avoir terminé votre travail, sous 30 jours.

Pour commencer, utilisez ici l'un de nos centaines de modèles de factures.

2. La facture fiscale

Qu’est-ce qu’une facture fiscale ? 

La différence clé entre une facture fiscale et une facture générale sont les informations fiscales fournies, notamment concernant la TPS (Taxe sur les Produits et Service, au Canada). Une facture fiscale montre le montant exact des taxes à payer par l'acquéreur, et leur permet de réclamer un crédit d'impôt lors de leur déclaration d'impôt.

Quand utiliser une facture fiscale ?

Une facture fiscale est souvent envoyée au fabricant ou à une autre entité commerciale qui réutilisera les biens qu’ils ont achetés au fournisseur original. Cette facture fiscale leur permettra de demander des crédits d'impôt sur leurs achats.

Les factures fiscales ne sont pas nécessaires dans chaque cas, et tout cela peut porter à confusion. Alors jetez un œil à cet article de Difference Between sur la différence entre les factures et les factures fiscales pour une comparaison plus détaillée.

3. La facture pro forma

Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?

Une facture pro forma est un document envoyé au client avant qu'un produit ne soit livré. Il est essentiel de faire cette distinction. Cela fournira au client un prix exact escompté, à payer lors de l'envoi de la facture finale. C’est un accord exécutoire, donc toutes les informations de la facture pro forma sont finales.

Chaque article individuel doit être listé séparément, avec son prix ainsi que toutes les autres informations nécessaires (poids, quantité, etc.).

Quand utiliser une facture pro forma ?

Souvent, les factures pro forma ont utilisées pour les transactions internationales, afin que le destinataire puisse préparer les informations pour les douanes concernant les biens arrivant dans son pays.

Une facture pro forma est généralement utilisée lorsqu’un produit est expédié physiquement, et comprend souvent des informations additionnelles telles que le poids et les frais de transport. Un client peut également en demander une pour leurs archives avant que la transaction ne soit finalisée.

4. Le reçu

Qu’est-ce qu'un reçu ?

Un reçu est un document montrant une preuve de paiement d’un client. L'objectif premier d’un reçu est de fournir une preuve qu’une obligation contractuelle concernant l’échange de biens, ou de services pour des biens, ou de services a bien été remplie.

Quand utiliser un reçu ?

Il vaut mieux envoyer un reçu à chacun de vos clients à chaque fois que vous recevez un paiement de leur part. Cela fait preuve de confirmation officielle de votre réception de leur paiement, et permet aux deux parties d’ajuster leur comptabilité en conséquence.

5. Le reçu de vente

Qu’est-ce qu'un reçu de vente ?

Comme le dit si bien un polymathe. « un reçu de vente, c’est comme l’entrée de la facture et du paiement à la fois dans une seule transaction. Aucun montant n’est dû lorsque la transaction est finalisée. » Cela montre que le client a déjà payé le montant, et que les biens ont déjà été échangés.

Quand utiliser un reçu de vente ?

En bref, un reçu de vente est le document créé lorsque le client paie le montant total d’un bien ou service sur place, lors de la prestation de service.

Imaginez que vous allez chez le fleuriste. Vous entrez – ils vous vendent des fleurs – vous leur donnez de l'argent - ils vous donnent un reçu. Ce reçu est en fait un reçu de vente, montrant que la somme a été payée au moment de la remise des biens.

6. Le devis

Qu’est-ce qu’un devis ?

Un devis est un document formel expliquant vos prix avant de convenir des services. Au fond, c’est une liste de prix pour montrer au client combien ils payeront s'ils décident de faire des affaires avec vous.

Comme tous ces autres documents, les devis doivent comporter des articles, et montrer au client combien ils payeront pour chaque partie du service que vous leur fournissez.

Quand utiliser un devis ?

Un devis doit être émis lorsque vous discutez sérieusement de services avec un client potentiel, ou juste avant de se mettre d’accord sur les services. Le devis couche tous les accords verbaux par écrit, donc il n’y a aucune contestation ou confusion sur le prix lors de la réception de la facture finale.

7. L'estimation

Qu'est-ce qu'une estimation ?

Eh bien c’est cela : une estimation du prix des services finaux. En ce sens, c’est similaire à un devis, mais une estimation est plus informelle. Avec une estimation, les deux parties peuvent encore discuter du prix.

Quand utiliser une estimation ?

Bien qu’elles soient similaires aux devis, les estimations doivent être utilisées plus tôt, lors des discussions préliminaires avec un client potentiel. Cela donne aux deux parties une idée des attentes de l'autre, et permet à chacun d'avoir une marge de manœuvre. Une fois qu’un accord sur le prix a été trouvé, elle peut être renvoyée en tant que devis formel, ou même que facture pro forma.

8. La note de crédit

Qu’est-ce qu’une note de crédit ?

Elle est donnée au client après qu’il a complété un paiement ou reçu une facture, pour offrir une sorte de remise après achat, et indique pourquoi le client a reçu cette réduction.

Quand utiliser une note de crédit ?

Quand il faut rendre de l'argent au client après une transaction, vous pouvez émettre une note de crédit. Par exemple, si un client vous renvoie un bien, il faut leur faire une note de crédit avec la somme rendue, indiquant la raison du retour. En règle générale, quand vous rendez de l’argent à un client, faites une note de crédit.

De plus, on peut les utiliser dans d’autres cas marginaux. Imaginez que vous avez une promotion de - 30 % qui commence vendredi, mais un client a payé plein tarif deux jours avant seulement. S’ils vous contactent pour contester, vous pouvez leur offrir de leur rendre les 30 % (ou un autre pourcentage), et émettre une note de crédit pour les archives des deux parties.

9. Le bon de commande

Qu’est-ce qu’un bon de commande ?

Un bon de commande est un document envoyé par un client à un vendeur avant la prestation. Il est utilisé en tant que demande formelle de biens/services.

Quand utiliser un bon de commande ?

Vous pouvez demander à vos clients de remplir un bon de commande pour avoir une trace formelle de leur commande avant d'effectuer la transaction, et pour s'assurer que la facture reflète le montant commandé. De plus, vous devez aussi envoyer un bon de commande à tous les fournisseurs avec lesquels votre entreprise collabore lorsque vous avez besoin de plus de matières premières.

Pour commencer avec n’importe lequel de ces documents, rendez-vous sur notre générateur de facture et démarrez en choisissant parmi de plus de 100 de nos modèles !

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