Comment empêcher les retards de paiement de vos factures

1. Faites signer un accord de services à vos clients

C’est une mesure préventive que vous pouvez prendre AVANT de faire le travail. Quand le client et vous êtes parvenus à un accord, envoyez un accord de services avant d’entreprendre le projet. Ne vous en faites pas, pas besoin d'être avocat pour en rédiger un. Il existe beaucoup de modèles que vous pourrez utiliser.

Cet accord devrait donner les détails d’un prix final, des échéances de paiement, et de toute pénalité de retard, au cas où le client paie après l'échéance. Quand le client signe cet accord, vous avez la preuve qu'ils acceptent toutes les modalités et conditions de la transaction. C’est une ressource géniale à laquelle vous pouvez vous référer quand vous avez affaire à des paiements en retard, ainsi que des litiges de paiement.

2. Rédigez des conditions et modalités de paiement claires

Cela va presque sans dire, mais c’est suffisamment important pour mériter d’être mentionné. Au bas de chaque facture, vous devriez toujours avoir une petite section « conditions et modalités ». Elle précise les conditions et modalités de votre accord (sans blague !).

Écrivez quelque chose de court et pertinent sur les détails du paiement. Quelque chose comme « paiement dû sous 15 jours » est bien, mais vous pouvez aller encore plus loin. « Le paiement est dû dans les 15 jours ouvrés suivant l’émission de la facture  », ou même « À payer en intégralité au (date exacte) » sont deux exemples qui ne laissent pas de place à l’interprétation et aucune marge de manœuvre. Soyez précis.

3. Demandez une confirmation

Si vous ne demandez rien, vous ne saurez jamais. Votre email peut facilement s’être perdu dans la boîte mail de votre client, ou ouvert avec l'intention d'être lu plus tard, pour ne plus jamais être revu. Cela arrive, en général par pure étourderie.

Quand vous émettez votre facture (avec toutes les conditions et modalités de paiement, bien sûr), demandez aux clients de répondre pour confirmer qu’ils ont bien reçu votre email. Envoyez quelque chose du genre « Merci de répondre avec la confirmation que vous avez reçu ce message. » S’ils ne répondent pas sous 48 heures, faites un suivi et demandez-leur une confirmation. C’est un petit indicateur que votre message n’a pas été perdu ou ignoré, mais c’est important.

4. Faites un suivi

Faites un suivi auprès de vos clients une ou deux fois après avoir envoyé votre facture finale (qu’ils l’aient payée ou non). Envoyez-leur un petit email leur demandant s’ils recommanderaient vos services à un ami ou collègue ou de laisser un commentaire sur votre site web ou page Facebook. Vous n’avez même pas besoin de leur demander votre argent directement. Voir votre nom dans leur boîte mail les aidera à vous garder en tête et à se rappeler de vous payer pour votre dur labeur.

5. Restez ferme

La plupart du temps, les paiements en retard sont causés par un oubli. Mais dans certains cas les clients vont volontairement négliger le paiement, ou refuser de le payer dans sa totalité. Dans ces rares cas, n’ayez pas peur de contre-attaquer. Une fois que le paiement est en retard, contactez le client de manière régulière pour leur rappeler de le compléter.

S’ils essaient de demander des réductions ou toute modification de prix après la complétion du travail, ne reculez pas. Restez ferme et montrez vos documents pour rappeler que vous vous êtes mis d’accord sur les prix au préalable. C’est votre argent que vous avez durement gagné, vous le méritez !

Cela peut être frustrant de demander de l’argent, et même gênant, mais suivez ces cinq conseils et vous verrez bientôt une baisse des paiements en retard.