COMMENT : Utiliser « Mes rapports » pour créer des relevés

Publié le avril 14, 2021

© SFIO CRACHO /Adobe Stock

Un bon classement de vos factures et documents comptables est primordial pour la bonne organisation de votre entreprise. Pour adopter les meilleures pratiques professionnelles, il est essentiel de pouvoir regrouper les documents du mois dernier, du trimestre dernier ou de l’année dernière sur un même relevé.

Vous souhaitez créer des relevés ? Rendez-vous sur Invoice Home et utilisez notre fonctionnalité « Mes rapports » en 5 étapes simples.

Pourquoi créer un relevé ?

Les relevés peuvent être créés à des fins d’archivage ou de comptabilité. Vous pouvez facilement exporter et envoyer vos relevés à un membre concerné de votre entreprise, à un comptable ou à un conseiller financier.

Gérez votre entreprise et vos finances en toute simplicité. En créant des relevés, vous pouvez analyser vos résultats et identifier vos mois les plus rentables ou vos clients les plus réguliers.

Comprenez mieux votre marché en analysant plus précisément vos données. En créant des relevés, vous visualisez facilement vos bénéfices pour le mois, le trimestre ou l’année, et vous pouvez planifier l’avenir grâce à une meilleure connaissance des tendances commerciales passées. A partir de ces informations, vous pouvez décider d'ajuster vos prix, proposer davantage de remises, ou modifier les dates d'échéance des factures pour éviter les retards de paiement.

Si vous voulez plus de conseils sur la façon de prévenir les retards de paiement de vos factures, cliquez ici.

Vous pouvez également créer un relevé pour voir uniquement vos factures impayées. Une fois que vous avez identifié les clients qui n'ont pas encore payé, vous pouvez les inviter à le faire par une simple relance qui leur rappellera que vous attendez le paiement d'une facture.

Outre les avantages financiers, la création de relevés offre également des avantages organisationnels !

Vous souhaitez prendre un nouveau départ et remettre votre compte à zéro pour une nouvelle année ? Vous pouvez exporter toutes vos factures de l’année dernière au format Excel ou PDF en utilisant la fonctionnalité « Mes rapports ». Il vous suffit de sélectionner la série de factures pour laquelle vous souhaitez établir un relevé et de saisir les dates de début et de fin souhaitées. Une fois cette opération effectuée, vous pouvez supprimer des factures afin de ne conserver que les documents de l’année en cours sur votre compte Invoice Home.

Comment créer un relevé ?

Classez vos documents selon d’autres critères que la date ! Vous pouvez créer des rapports basés sur la date, le type de document, le statut de paiement ou la devise. Invoice Home vous permet d’éditer un relevé aussi précis que possible. Par exemple, un rapport peut être généré uniquement pour les factures en retard libellées en euros.

Une fois que vous avez choisi les documents que vous souhaitez voir apparaître sur votre relevé, sélectionnez simplement « Exporter au format PDF » ou « Exporter au format Excel » pour que le document soit automatiquement envoyé à l’adresse e-mail associée à votre compte Invoice Home.

Vous avez besoin d’un document papier ? Imprimez votre relevé en un clic ! Cliquez simplement sur l’onglet « Imprimer » et vous serez redirigé vers la page d’impression de votre document.

Attention, sachez que l’onglet « Mes rapports » n’est pas disponible sur l’application Invoice Home. Pour accéder à « Mes rapports », vous devez vous rendre sur le site en cliquant ici.

Maintenant que vous connaissez mieux l’intérêt d’utiliser « Mes rapports » pour éditer vos relevés et que vous avez un aperçu de son fonctionnement, soyons plus concrets en suivant les instructions étape par étape !

Créez un rapport en 5 étapes simples. Voici comment procéder.

Comment utiliser « Mes rapports » pour éditer vos relevés

1. Connectez-vous à Invoice Home ici.

Statut vous permet de sélectionner vos documents par statut de paiement : factures payées, partiellement payées, non payées ou en retard. Si vous voulez voir tous vos documents, quel que soit leur statut de paiement, laissez ce champ vide ou sélectionnez « Tous ».

Document vous permet de choisir les types de documents que vous souhaitez voir apparaître dans votre rapport. Précisez si vous souhaitez voir uniquement vos factures, vos devis, vos reçus ou tout autre document que nous proposons. Si vous voulez voir tous vos documents, sélectionnez « Tous ».

Devise vous permet de choisir les documents libellés dans une certaine devise pour votre rapport. Si vous avez une activité internationale, vous pouvez avoir besoin d’un rapport contenant uniquement vos factures en euros ou en dollars. Si vous voulez voir vos documents dans toutes les devises, sélectionnez « Tous ».

5. Exportez votre relevé en cliquant sur « Exporter vers… » ou « Imprimer ».

Une fois que les documents que vous souhaitez voir figurer dans votre rapport apparaissent sur votre écran, sélectionnez « Exporter au format PDF » ou « Exporter au format Excel » pour que le document soit automatiquement envoyé à votre adresse e-mail. Pour imprimer votre rapport, il vous suffit de cliquer sur l’onglet « Imprimer ».

Voilà, c’est fait ! Vous avez maintenant créé un relevé à l’aide de la fonctionnalité « Mes rapports ». Il ne vous reste plus qu’à l’envoyer au destinataire concerné ou à l’enregistrer dans vos fichiers.

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Si vous avez terminé la recherche et que vous souhaitez la modifier pour afficher d’autres documents, cliquez sur « Effacer la recherche et montrer tous les documents »

Des erreurs peuvent parfois se produire lors de l’envoi du rapport à votre adresse e-mail. C’est parce que le système exporte trop de données. Si cette erreur se produit, essayez de réduire la plage de dates, par exemple par mois ou par trimestre.

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Si vous avez besoin d’aide ou si vous avez des questions, envoyez-nous un e-mail à support@invoicehome.com

Merci d’utiliser Invoice Home !