Alors, vous vous demandez ce qu’est exactement une facture ? C’est un mot qu’on entend souvent, mais qui paraît un peu flou au premier abord.
À la base, une facture est un document qui formalise une transaction entre un acheteur et un vendeur pour des biens ou des services vendus. Si vous êtes le vendeur, la facture est le document qui prouve que vous avez vendu quelque chose et surtout, qui vous permet d’être payé. Si vous êtes l’acheteur, la facture est la note à régler pour ce que vous avez acheté.
Même si elles peuvent sembler un peu intimidantes, les factures sont obligatoires, et il est important de bien les rédiger. Et qui sait, sans promettre de miracle, elles peuvent même avoir un côté sympa… surtout si elles vous permettent de recevoir votre paiement !
À quoi ressemble une facture
Une facture peut vraiment ressembler à ce que vous voulez. Mais au final, c’est un outil qui sert à vous faire payer, il est donc essentiel qu’elle contienne les bonnes informations.
Que doit contenir une facture ?
En général, une facture comporte deux sections principales.
La première inclut les coordonnées des parties ainsi que les modalités de paiement. La seconde présente la liste des biens et services. Souvent, les coordonnées se trouvent en haut, tandis que les détails des articles figurent en bas.
Voici quelques exemples d’informations que vous pourriez inclure :
Description de l’article ou du service : Le nom ou la description de ce que vous vendez
Quantité vendue : La quantité que vous vendez
Prix unitaire ou taux horaire : Le prix à l’unité pour un bien physique ou le taux horaire pour un service. Exemple : 10 € par cageot de pommes ou 50 € l’heure de main-d’œuvre.
Prix total : Le prix unitaire ou le taux horaire multiplié par la quantité vendue. Si vous vendez 15 cageots de pommes à 10 € le cageot, le prix total sera de 150 €.
Toutes les taxes : Toutes les taxes applicables ajoutées, calculées pour chaque ligne d’article
L’avantage d’une facture est qu’elle est totalement personnalisable. Selon que vous facturiez à la journée, à l’heure ou à la mission, vous pouvez choisir le modèle qui convient le mieux à votre activité.
Les factures sont là pour vous simplifier la vie. Grâce à elles, vous n’avez pas besoin de courir après de vieux reçus ou relevés bancaires au moment de faire vos déclarations d’impôt.
En les classant correctement, par exemple grâce au numéro de facture systématique, vous pouvez retrouver rapidement la transaction que vous recherchez.
Informations de gestion
En plus des coordonnées et de la liste détaillée des articles ou services vendus, vous trouverez également une section afférant à la gestion de votre facture.
Celle-ci peut inclure tout ou partie des éléments suivants :
Le numéro de facture : Un identifiant unique créé par le vendeur et basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. L’entreprise peut utiliser un préfixe par année (2025-XX)
Date de la facture : La date à laquelle la facture a été envoyée
Dates d’échéance : La date limite à laquelle la facture doit être payée
Conditions et modalités de paiement : Vous pouvez y indiquer tout ce qui a été convenu. Souvent, on y inscrit par exemple « Facture payable par virement sous 15/30/60 jours »
Référence de commande : Un peu plus complexe, elle est expliquée plus loin
De plus, vous pouvez ajouter une signature personnalisée ou le logo de votre entreprise, ou encore choisir parmi nos nombreux modèles de factures pour donner à votre document l’apparence qui correspond à votre marque.
C’est à ce moment-là que vous vous amuserez… en principe !
Référence de commande (Réf), aussi appelée numéro de commande
En plus du numéro de facture, l’autre élément de gestion important est la référence de commande, ou numéro de bon de commande.
Elle sert principalement à associer un bon de commande à une facture, mais elle peut aussi être utilisée pour distinguer plusieurs livraisons ou pour répartir une transaction sur une longue période.
Exemple : Supposons que vous confirmiez la vente de 500 pommes, à livrer chaque mois pendant les 5 prochains mois par lots de 100. Le premier mois, vous expédiez 100 pommes et recevez le paiement pour ces 100 pommes. Vous faites ensuite la même chose les deuxième, troisième, quatrième et cinquième mois.
Chaque mois, vous devez donc créer une facture distincte pour enregistrer la transaction à chaque fois que vous expédiez 100 pommes. Le problème, c’est que toutes les expéditions font en réalité partie d’une même commande. C’est là que le numéro de bon de commande devient utile. Cada fatura enviada aos compradores de maçãs seria igual, mas cada uma teria um número de Ordem de Compra diferente (1 a 5), porém com o mesmo número de fatura.
Chaque facture envoyée à l’acheteur de pommes se ressemblera, mais chacune aura un numéro de facture différent, tout en gardant le même numéro de bon de commande (avec un suffixe de 1 à 5).
En général, le numéro de commande est généré par l’acheteur, puis transmis au vendeur. Il permet de faire correspondre le numéro de commande au bon numéro de facture, souvent généré par le vendeur. C’est un peu complexe, mais en résumé :
Numéro de commande : Créé par l’acheteur, transmis au vendeur
Numéro de facture : Créé par le vendeur, transmis à l’acheteur
Mise en page d’une facture
En résumé, voici l’ordre des informations, de haut en bas, sur une facture typique Invoice Home :
Titre du document
Informations du vendeur
Informations de l’acheteur
Adresse de livraison (le cas échéant)
Informations de gestion applicables
Détails de la transaction
Informations complémentaires (conditions et modalités)
La disposition exacte des éléments, notamment des coordonnées, peut varier, mais il s’agit de l’une des présentations les plus courantes, et celle que nous utilisons pour nos modèles chez Invoice Home.
Types de factures
Ah, les différents types de factures… un vrai casse-tête pour bien les comprendre !
Heureusement, la différence tient surtout aux éventuelles conditions fiscales spécifiques, ou à la nécessité d’enregistrer une vente avant qu’elle n’ait lieu.
Facture standard:Une facture standard est le document type utilisé pour détailler et enregistrer un transfert de biens ou de services.
Facture fiscale :Une facture fiscale est spécifiquement utilisée pour enregistrer la transaction de biens et de services soumis à des taxes.
Elle est souvent utilisée lorsque les particuliers ou entreprises souhaitent comptabiliser les taxes à des fins de déduction ou ont besoin de la date exacte de la transaction pour leurs obligations fiscales.
Facture proforma : Une facture proforma est un document qui détaille une vente future de biens ou services.
Elle est envoyée avant que la transaction n’ait lieu, et sert à indiquer quand la vente aura lieu et ce qui sera vendu.
En général, un acheteur demande une facture proforma à un vendeur avant d’effectuer un paiement prévu ultérieurement.
Exemple : Avant de payer pour des publicités, un restaurant demande une facture proforma à la station de radio.
Ce type de demande est rare, mais il existe.
Facture vs Note vs Reçu : Principales différences et quand les utiliser
En fait, factures, notes et reçus reprennent les mêmes informations.
Les deux principales différences résident dans : qui envoie ou reçoit le document, et à quel moment (avant ou après le paiement).
Facture : Les factures sont généralement envoyées par le vendeur avant que le paiement n’ait été effectué.
Note : Une note est un document que le client reçoit en général avant le paiement. Souvent, lorsqu’une personne reçoit une facture, elle l’enregistre comme une note de débit dans son système comptable.
Reçu : Un reçu est remis à l’acheteur après que le paiement ait été effectué.
Note vs Facture
Puisque ces documents contiennent les mêmes informations, les termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, parfois de façon approximative.
Il arrive fréquemment que l’on reçoive une facture et qu’on en parle en disant « la note », peu importe ce que dit l’en-tête du document.
Exemple : Une entreprise de peinture a envoyé à John (le propriétaire du restaurant) une facture de 500 € après avoir repeint la salle de bain du rez-de-chaussée. Voici les détails de la facture :
350 € de main-d’œuvre
50 € d’apprêt
50 € de peinture
50 € de matériaux divers
Paiement sous 30 jours date de facture
John a payé la facture dès réception, puis l’a enregistrée comme note de débit pour l’année.
Facture vs Reçu
Une personne ne peut pas obtenir de reçu avant d’avoir réglé sa facture.
De même, vous n’enverriez pas une facture à un client de votre restaurant plusieurs jours après qu’il soit venu dîner, car le client paie en général juste après avoir mangé.
Récapitulatif : Facture vs Note vs Reçu
En conclusion, ces documents contiennent les mêmes informations, et leurs appellations sont souvent confondues.
Le plus important à retenir, c’est que les factures et les notes sont émises avant le paiement, tandis que le reçu est émis après. Dans un monde idéal, vous devriez recevoir d’abord une facture ou une note, et enfin un reçu.
Même si tout le monde n’émet pas systématiquement de reçu, vous ne devriez jamais recevoir ce dernier avant d’avoir payé une facture ou une note. De même, il ne faut jamais envoyer de reçu avant d’avoir émis une facture ou une note.
Bien sûr, tout cela peut prêter à confusion, mais nous espérons que ces explications vous ont aidé à y voir plus clair.
Comment créer une facture
Vous pouvez créer une facture de plusieurs manières. Avant l’ère du tout numérique, on utilisait un modèle de facture et on y saisissait les données manuellement avant de l’envoyer par courrier ou par fax.
Chez Invoice Home, nous proposons plus de 100 modèles professionnels gratuits, conçus pour simplifier votre processus de facturation et faire grandir votre entreprise.
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