© SFIO CRACHO /Adobe Stock

Un bon classement de vos factures et documents comptables est primordial pour la bonne organisation de votre entreprise. Pour adopter les meilleures pratiques professionnelles, il est essentiel de pouvoir regrouper les documents du mois dernier, du trimestre dernier ou de l’année dernière sur un même relevé.

Vous souhaitez créer des relevés ? Rendez-vous sur Invoice Home et utilisez notre fonctionnalité « Mes rapports » en 5 étapes simples.

Pourquoi créer un relevé ?

Les relevés peuvent être créés à des fins d’archivage ou de comptabilité. Vous pouvez facilement exporter et envoyer vos relevés à un membre concerné de votre entreprise, à un comptable ou à un conseiller financier.

Gérez votre entreprise et vos finances en toute simplicité. En créant des relevés, vous pouvez analyser vos résultats et identifier vos mois les plus rentables ou vos clients les plus réguliers.

Comprenez mieux votre marché en analysant plus précisément vos données. En créant des relevés, vous visualisez facilement vos bénéfices pour le mois, le trimestre ou l’année, et vous pouvez planifier l’avenir grâce à une meilleure connaissance des tendances commerciales passées. A partir de ces informations, vous pouvez décider d'ajuster vos prix, proposer davantage de remises, ou modifier les dates d'échéance des factures pour éviter les retards de paiement.

Si vous voulez plus de conseils sur la façon de prévenir les retards de paiement de vos factures, cliquez ici.

Vous pouvez également créer un relevé pour voir uniquement vos factures impayées. Une fois que vous avez identifié les clients qui n'ont pas encore payé, vous pouvez les inviter à le faire par une simple relance qui leur rappellera que vous attendez le paiement d'une facture.

Outre les avantages financiers, la création de relevés offre également des avantages organisationnels !

Vous souhaitez prendre un nouveau départ et remettre votre compte à zéro pour une nouvelle année ? Vous pouvez exporter toutes vos factures de l’année dernière au format Excel ou PDF en utilisant la fonctionnalité « Mes rapports ». Il vous suffit de sélectionner la série de factures pour laquelle vous souhaitez établir un relevé et de saisir les dates de début et de fin souhaitées. Une fois cette opération effectuée, vous pouvez supprimer des factures afin de ne conserver que les documents de l’année en cours sur votre compte Invoice Home.

Comment créer un relevé ?

Classez vos documents selon d’autres critères que la date ! Vous pouvez créer des rapports basés sur la date, le type de document, le statut de paiement ou la devise. Invoice Home vous permet d’éditer un relevé aussi précis que possible. Par exemple, un rapport peut être généré uniquement pour les factures en retard libellées en euros.

Une fois que vous avez choisi les documents que vous souhaitez voir apparaître sur votre relevé, sélectionnez simplement « Exporter au format PDF » ou « Exporter au format Excel » pour que le document soit automatiquement envoyé à l’adresse e-mail associée à votre compte Invoice Home.

Vous avez besoin d’un document papier ? Imprimez votre relevé en un clic ! Cliquez simplement sur l’onglet « Imprimer » et vous serez redirigé vers la page d’impression de votre document.

Attention, sachez que l’onglet « Mes rapports » n’est pas disponible sur l’application Invoice Home. Pour accéder à « Mes rapports », vous devez vous rendre sur le site en cliquant ici.

Maintenant que vous connaissez mieux l’intérêt d’utiliser « Mes rapports » pour éditer vos relevés et que vous avez un aperçu de son fonctionnement, soyons plus concrets en suivant les instructions étape par étape !

Créez un rapport en 5 étapes simples. Voici comment procéder.

Comment utiliser « Mes rapports » pour éditer vos relevés

1. Connectez-vous à Invoice Home ici.

Statut vous permet de sélectionner vos documents par statut de paiement : factures payées, partiellement payées, non payées ou en retard. Si vous voulez voir tous vos documents, quel que soit leur statut de paiement, laissez ce champ vide ou sélectionnez « Tous ».

Document vous permet de choisir les types de documents que vous souhaitez voir apparaître dans votre rapport. Précisez si vous souhaitez voir uniquement vos factures, vos devis, vos reçus ou tout autre document que nous proposons. Si vous voulez voir tous vos documents, sélectionnez « Tous ».

Devise vous permet de choisir les documents libellés dans une certaine devise pour votre rapport. Si vous avez une activité internationale, vous pouvez avoir besoin d’un rapport contenant uniquement vos factures en euros ou en dollars. Si vous voulez voir vos documents dans toutes les devises, sélectionnez « Tous ».

Comme toute entreprise ou tout travailleur indépendant, vous souhaitez être facilement identifié. Pour cela, vos supports doivent afficher une identité visuelle cohérente.

Cette identité visuelle est présente notamment sur les factures que vous envoyez à vos clients..

Quand ils reçoivent vos factures, vos clients doivent pouvoir vous identifier facilement. Pour ce faire, créez des factures qui reprennent les couleurs de votre marque, votre logo et votre style de communication.

Invoice Home met à votre disposition un générateur de factures facile à utiliser, qui vous permet de créer des factures en quelques clics seulement. Vous avez besoin d'aide pour créer votre première facture ? Cliquez ici.

Avec Invoice Home, c'est facile de facturer. Voici quelques astuces pour apporter une touche personnelle à vos factures.

Avant de l'envoyer

Avant d'envoyer une facture (et avant même d'effectuer le travail), il est important que vous et votre client soyez sur la même longueur d'onde. Vous n'allez quand même pas le surprendre en lui réclamant un montant qu'il ne connaît pas.

Même si vous travaillez sans contrat formalisé, vous devez toujours communiquer et faire accepter à votre client des conditions de paiement préliminaires. Une fois que vous et votre client êtes parvenus à un accord, envoyez un contrat de services avant d'entreprendre le projet. Cela peut sembler intimidant, mais ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas besoin d'un avocat pour cela. Il existe de nombreux modèles que vous pouvez utiliser.

Cet accord doit indiquer le prix final, les dates d'échéance du paiement et les éventuels frais de retard si le client paie après la date d'échéance. Lorsque le client signe cet accord, vous avez la preuve qu'il a accepté tous les termes et conditions de la transaction. Ce document vous servira également de référence en cas de litige avec votre client sur le prix ou le paiement.

En outre, il est important d'informer vos clients qu'ils recevront des messages électroniques provenant d'une adresse e-mail se terminant par @invoicehome.com. Ainsi, le message que vous envoyez via notre système provient d'une adresse e-mail fictive se terminant par @invoicehome.com (par exemple, l'utilisateur @invoicehome.com). En effet, Invoice Home ne peut pas envoyer de message depuis votre adresse e-mail personnelle.

Créer et envoyer votre facture

Une fois le travail terminé, il est temps de créer votre facture pour votre client. Ne vous inquiétez pas, nous avons déjà rédigé un guide sur la création de votre première facture. C'est très facile avec Invoice Home, alors rendez-vous sur notre générateur de factures et c'est parti !

Vous vous êtes mis d'accord sur vos conditions, le travail est effectué et la facture est créée. Génial ! Maintenant, il faut vous faire payer. En général, il est bon d'envoyer une facture à votre client immédiatement après la livraison finale. Ainsi, vous restez présent à l'esprit de votre client et il est moins probable que vous ayez à courir après votre paiement.

Avec Invoice Home, vous avez la possibilité de télécharger votre facture et de l'envoyer depuis votre compte e-mail personnel ou de l'imprimer. Nous avons facilité l'envoi d'e-mails directement depuis Invoice Home grâce à un processus simple en 5 étapes ! Voici comment procéder.

Comment envoyer votre facture par e-mail

1. Connectez-vous à Invoice Home ici.

© fizkes /Adobe Stock

Dans un monde idéal, les clients paieraient la totalité de leurs factures en une seule fois. Mais comme ce n'est pas toujours possible, il faut prévoir des paiements partiels !

Si votre facture porte sur une somme importante, vous pouvez demander des acomptes avant de commencer à travailler ou vos clients peuvent demander un échéancier de paiement spécial.

Quoi qu'il en soit, Invoice Home a tout prévu. Voici un guide étape par étape sur la façon d'ajouter des paiements partiels à vos factures.